Wszystko o tuningu samochodów

Przygotowanie dokumentów w przypadku opóźnienia pracownika w podróży służbowej. Pracownik spóźnił się w podróży służbowej. Kto zapłaci za podróż. Zostań w miejscu podróży służbowej na weekend

Pracownik został opóźniony w podróży służbowej o jeden dzień ze względów osobistych i wrócił do pracy w dzień wolny (zamiast od piątku do soboty). Czy w takim przypadku można zaliczyć koszt biletu do kosztów podatku dochodowego? Jeżeli powrót nastąpił w dzień roboczy, jasne jest, że urlop musiałby zostać wykorzystany na jeden dzień roboczy, w związku z czym uznano by, że pracownik wyjechał z podróży służbowej na urlop. W związku z tym bilet nie może zostać uznany za wydatek. Ale jeśli powrót przypada na weekend i wydaje się, że proces pracy nie został przerwany na wakacje. Co zrobić w tym przypadku?

Tak, możesz zaliczyć koszt biletu do kosztów podatku dochodowego. Ale tylko wtedy, gdy opóźnienie w opuszczeniu podróży służbowej nastąpiło za zgodą kierownika, który potwierdza celowość opuszczenia podróży służbowej w późniejszym terminie.

Zdaniem Ministerstwa Finansów przy ocenie możliwości poniesienia podobnych kosztów należy wyjść z założenia, że ​​koszty dojazdu danej osoby z miejsca podróży służbowej i tak zostałyby poniesione, niezależnie od czasu spędzonego przez pracownika w miejscu miejsce docelowe. Oznacza to, że koszt biletu powrotnego można uwzględnić przy opodatkowaniu zysku, nawet jeśli pracownik spóźnił się w miejscu podróży służbowej ze względu na dzień wolny. Pod warunkiem, że zostały dokonane za zgodą kierownika potwierdzającą zasadność tych wydatków.

Jak uwzględnić wydatki na podróż służbową przy obliczaniu podatku dochodowego i podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli daty wskazane na bilecie nie pokrywają się z datami w zamówieniu na podróż służbową

Obliczając podatek dochodowy, uwzględnij koszty podróży jako wydatki.

Ale tylko wtedy, gdy wcześniejszy wyjazd pracownika w podróż służbową (opóźnienie wyjazdu w podróż służbową) nastąpił za zgodą przełożonego, która potwierdza celowość wyjazdu w podróż służbową (z podróży służbowej) w terminie wcześniejszym lub późniejszym .*

O celowości może świadczyć choćby fakt, że z powodu braku biletów nie było możliwości opuszczenia podróży służbowej na czas. Albo zakup biletu na późniejszy (wcześniejszy) termin pozwolił obniżyć koszty podróży. W takim przypadku odpowiednie zezwolenie kierownika powinno zostać wydane na piśmie (na przykład na podstawie zamówienia).

Przyczyną opóźnienia może być np. fakt, że bezpośrednio po podróży służbowej pracownik wyjeżdża na urlop wypoczynkowy i spędza go w miejscu podróży służbowej lub po prostu zostaje na weekend. W związku z tym przedstawiciele rosyjskiego Ministerstwa Finansów zauważają, co następuje. Oceniając wykonalność podobnych kosztów, należy wyjść z faktu, że koszty podróży danej osoby z miejsca podróży służbowej zostałyby poniesione w każdym przypadku, niezależnie od czasu spędzonego przez pracownika w miejscu docelowym.

Oznacza to, że koszty biletu powrotnego można uwzględnić przy opodatkowaniu zysku, nawet jeśli pracownik spóźnił się w miejscu podróży służbowej z powodu urlopu lub dnia wolnego (o ile nastąpiło to za zgodą przełożonego, potwierdzające wykonalność tych wydatków).*

Takie wnioski wynikają z przepisów Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej oraz pism Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20 czerwca 2014 r. nr 03-03-RZ/29687 z dnia 26 sierpnia 2013 r. nr 03-03-06 /1/34813, z dnia 3 września 2012 r. Nr 03-03-06/1/456, z dnia 20 września 2011 r. Nr 03-03-06/1/558, Federalna Służba Podatkowa Rosji 20 sierpnia 2014 r. Nie SA-4-3/16564 (opublikowany na oficjalnej stronie internetowej Federalnej Służby Podatkowej Rosji w sekcji „Wyjaśnienia Federalnej Służby Podatkowej Rosji, obowiązkowe dla wniosku”).

W sprawie potrącenia podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu kosztów podróży należy zwrócić uwagę na poniższe kwestie.

Co do zasady rekompensata udokumentowanych kosztów podróży pracownika do miejsca podróży służbowej i z powrotem nie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (§ 10 ust. 3 art. 217 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Jeżeli jednak pracownik wróci z podróży służbowej później niż w terminie ustalonym w poleceniu wysłania w podróż służbową, w niektórych przypadkach zapłata za podróż służbową nie może być uznana za rekompensatę wydatków związanych z podróżą służbową.

Jeśli więc pracownik wróci z podróży służbowej znacznie później niż ustalony termin (w tym także spędza w miejscu podróży służbowej urlop), od kosztu biletu powrotnego pobierz podatek dochodowy od osób fizycznych. W takim przypadku organizacja opłaca podróż pracownika z miejsca odpoczynku (urlopu) do miejsca pracy. W związku z tym pokrycie kosztów podróży nie może być uznane za rekompensatę wydatków związanych z podróżą służbową. W takiej sytuacji pracownik uzyskuje korzyść ekonomiczną, co oznacza, że ​​​​od kosztu biletu powrotnego należy potrącić podatek dochodowy od osób fizycznych (podpunkt 1 ust. 2 art. 211 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Podobne wnioski płyną z pism Ministerstwa Finansów Rosji

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, wysyłając pracownika w podróż służbową, gwarantuje się mu zachowanie miejsca pracy (stanowiska) i średnich zarobków, zwrot wydatków związanych z podróżą służbową, w tym diety dzienne, a także jako koszty podróży (art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Tryb i wysokość zwrotu wydatków związanych z podróżami służbowymi określa układ zbiorowy lub przepisy lokalne.

Artykuł 166 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że specyfikę wysyłania pracowników w podróż służbową ustala się w sposób określony przez Rząd Federacji Rosyjskiej. Obecnie obowiązuje Rozporządzenie w sprawie szczegółów wysyłania pracowników w podróże służbowe, zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. Nr 749 (zwane dalej Rozporządzeniem).

Zgodnie z klauzulą ​​4 Regulaminu czas trwania podróży służbowej ustala pracodawca samodzielnie, biorąc pod uwagę wielkość, złożoność i inne cechy oficjalnego zadania. Na czas podróży służbowej składa się rzeczywisty czas spędzony w miejscu podróży służbowej oraz czas podróży. Rzeczywisty okres pobytu w miejscu oddelegowania określają oznaczenia daty przybycia do miejsca oddelegowania i daty wyjazdu z niego, które widnieją na certyfikacie podróży i są poświadczone podpisem upoważnionego urzędnika oraz pieczęć używana w działalności gospodarczej organizacji, do której pracownik jest oddelegowany, w celu poświadczenia takiego podpisu (klauzula 7 Regulaminu). Za dzień wyjazdu w podróż służbową uważa się dzień odjazdu pociągu, samolotu, autobusu lub innego pojazdu z miejsca stałej pracy osoby podróżującej służbowo, a za dzień przyjazdu z podróży służbowej uważa się dzień przybycia takiego pojazdu w miejscu pracy stałej (klauzula 4 Regulaminu).

Z norm tych nie wynika, że ​​zwrot kosztów podróży przysługuje pracownikowi tylko wtedy, gdy po odbyciu służbowego zadania niezwłocznie powróci on do miejsca pracy stałej. Ponadto paragraf 25 Regulaminu wprost przewiduje sytuację, w której pracownik z powodu czasowej niezdolności do pracy nie może wrócić do miejsca stałego zamieszkania ze względów zdrowotnych. W Regulaminie nie ma zapisu, że w takiej sytuacji podróż powrotna nie jest opłacana.

Uważamy, że w przypadku gdy pracownik wrócił do miejsca pracy po ustalonej przez pracodawcę dacie zakończenia podróży służbowej i w związku z tym przedstawił bilet, którego data nie pokrywa się z datą zakończenia podróży służbowej jako potwierdzenie pokrycia kosztów podróży do miejsca pracy stałej, pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi wypłaty odszkodowania tylko wtedy, gdy istnieją uzasadnione podstawy, aby sądzić, że poniesione wydatki nie mają związku z podróżą służbową. Jeżeli pracodawca wiedział, że pracownik wróci z podróży służbowej w terminie późniejszym niż pierwotnie określony w poleceniu wysłania pracownika w podróż służbową i nie sprzeciwił się temu, jest on w każdym razie zobowiązany do zwrotu pracownikowi odszkodowania za koszty podróży powrotnej. Rzeczywiście w takiej sytuacji pracodawca nie ma podstaw twierdzić, że dokument podróży nie jest związany z podróżą służbową. Wydatki na powrót z miejsca podróży służbowej do miejsca pracy stałej ponoszone są w każdym przypadku, bez względu na dzień powrotu pracownika.

Jak stwierdzono w części 1 art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej diety dzienne to dodatkowe wydatki związane z zakwaterowaniem pracownika poza jego miejscem stałego zamieszkania. Zgodnie z klauzulą ​​11 Regulaminu diety przysługują pracownikowi za każdy dzień przebywania w podróży służbowej, w tym za weekendy i święta wolne od pracy, a także za dni w drodze, w tym podczas przymusowego postoju. Odpowiednio, jeżeli pracownik wykonujący zlecenie służbowe był opóźniony w miejscu podróży służbowej z powodów osobistych o kilka dni, pracodawca nie jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi wydatków związanych z jego pobytem poza miejscem stałego zamieszkania, gdyż wydatki te nie są związane z podróżą służbową.


Wysyłamy pracownika w podróż służbową za granicę w celu spotkania z naszymi partnerami. Spotkanie odbędzie się 28 i 29 kwietnia. Pytanie jest takie. Czy dzień 30 kwietnia będzie uważany za dzień roboczy, jeśli pracownik w tym dniu będzie w podróży i zostanie to potwierdzone a/b i czy konieczne jest wydanie nakazu pracy w dzień wolny? 2. Jeżeli pracownik napisał notatkę, w której wyraził chęć przebywania w miejscu podróży służbowej w tym dniu (30 kwietnia), a bilety na podróż powrotną będą dostępne od 1 maja. Przepisy dopuszczają zwrot kosztów podróży z miejsca podróży służbowej, jeżeli daty w dokumencie podróży różnią się od daty końcowej podróży służbowej określonej w zamówieniu, pod warunkiem uzyskania zgody kierownika organizacji. Czy za dzień podróży należy pracownikowi zapłacić jako pracę w dzień wolny, jeżeli pracownik spędzi ten dzień według własnego uznania w miejscu podróży służbowej i wróci do pracy dzień później? Nadal spędza czas w podróży tylko nie 30 kwietnia, ale 1 maja? A jak poprawnie obliczyć dietę dzienną, jeśli w paszporcie znajdują się znaki dotyczące przekroczenia granicy z Rosją na 1 maja?

Firma może zaliczyć koszty opłacenia biletu na podróż pracownika z miejsca podróży służbowej do miejsca pracy stałej jako wydatek dla celów podatku dochodowego (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 sierpnia 2013 r. nr 03-03-06/1/34815):

Jeżeli pracownik pozostaje w miejscu podróży służbowej w weekendy lub święta wolne od pracy, wynagrodzenie firmy za jego dojazd z miejsca pracy do miejsca pracy nie będzie wiązać się z korzyściami ekonomicznymi dla niego (pismo Ministerstwo Finansów Rosji z dnia 12 września 2013 r. nr 03-04-08/37693 oraz z dnia 10 sierpnia 2012 r. nr 03-04-06/6-23).

Jak opłacić podróż służbową pracownika zatrudnionego na pełen etat

Na polecenie kierownika organizacji pracownik może zostać specjalnie wysłany w podróż służbową do pracy w weekend lub święto. Pracownik delegowany ma prawo żądać czasu wolnego lub dodatkowego wynagrodzenia za te dni.

Jeżeli pracownikowi udzielono czasu wolnego, za pracę w podróży służbowej w dzień wolny płacisz jednolitą stawką. Nie płać za dzień wolny.*

W przypadku nieudzielenia urlopu za pracę należy się wynagrodzenie:

Kodeks pracy nie zabrania pracownikowi skorzystania z corocznego płatnego urlopu bez powrotu do pracy z podróży służbowej.

Zdaniem ekspertów głównego działu finansowego, jeżeli pracownik przebywa w miejscu podróży służbowej z powodu urlopu, koszty dojazdu do miejsca pracy nie są uznawane za uzasadnione podatkowo: powrót pracownika z z miejsca wypoczynku, a nie z podróży służbowej.

W związku z tym spółka nie może zaliczyć kosztów dojazdu pracownika z miejsca wypoczynku do stałego miejsca pracy dla celów podatku dochodowego (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 8 listopada 2013 r. nr 030306/1/47813 ).

Ordynacja podatkowa nie przewiduje zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych kosztów dojazdów pracowników do miejsca wypoczynku oraz z miejsca wypoczynku do miejsca zamieszkania. Zatem kwota wynagrodzenia za podróż pracownika z miejsca podróży służbowej do miejsca wypoczynku oraz z miejsca urlopu do miejsca pracy stanowi jego korzyść ekonomiczną przewidzianą w art. 41 kodeksu podatkowego. Oznacza to, że podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 8 listopada 2013 r. nr 03-03-06/1/47813).

Pracownik firmy (CJSC Korobeinik) z siedzibą w Moskwie, P.R. Wołkow został wysłany w podróż służbową do Petersburga w dniach 2–11 czerwca 2014 r. Od 16 czerwca 2014 r. zgodnie z harmonogramem urlopów przysługuje mu coroczny płatny urlop w wymiarze 14 dni kalendarzowych.
W firmie obowiązuje pięciodniowy tydzień pracy. Kiedy pracownik musi zgłosić się w podróż służbową?

Rozwiązanie

ITP. Wołkow ma wrócić z podróży służbowej 11 czerwca. Pierwsze trzy dni robocze, w których musi złożyć zaliczkowe sprawozdanie z kosztów podróży oraz sprawozdanie z wykonanej pracy, przypadają na okres urlopu wypoczynkowego (od 16 czerwca do 29 czerwca 2014 r.).
30 czerwca 2014 roku pracownik musi wrócić do pracy po urlopie. W okresie od 30 czerwca do 2 lipca 2014 r. ma obowiązek zgłosić podróż służbową – złożyć zaliczkowe sprawozdanie z wydatków na podróż służbową oraz pisemne sprawozdanie z wykonanej pracy.

Pracownik spóźnił się z powodu podróży służbowej w weekendy lub święta

Weekendy, podobnie jak święta wolne od pracy, to czas, w którym pracownik jest wolny od wykonywania obowiązków służbowych (art. i Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej). Czy zapłata za dojazd do miejsca pracy stałej pracownika jest przychodem? Czy firma może uwzględnić koszty podróży?

Firma może zaliczyć koszty opłacenia biletu na podróż pracownika z miejsca podróży służbowej do miejsca pracy stałej jako wydatek dla celów podatku dochodowego (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 sierpnia 2013 r. nr 03-03-06/1/34815):

  • - jeżeli pracownik spóźnił się w miejscu podróży służbowej za zgodą przełożonego, potwierdzającą celowość poniesionych przez pracownika wydatków;
  • - data wyjazdu pracownika z miejsca podróży służbowej do miejsca pracy stałej pokrywa się z datą, na którą został zakupiony bilet.
    • dla pracowników posiadających stawkę godzinową – co najmniej dwukrotność stawki godzinowej;
    • dla pracowników akordowych – co najmniej dwukrotność stawki akordowej;
    • pracownikom ze stałym wynagrodzeniem – uzależnionym od realizacji miesięcznego wymiaru pracy. Jeżeli w dzień wolny pracownik pracował w ramach normy miesięcznej, należy mu się wynagrodzenie w co najmniej jednej stawce dziennej (godzinowej). Jeżeli pracował ponad normę miesięczną, dodatek powinien wynosić co najmniej dwukrotność stawki dziennej (godzinowej).
    • Z artykułu w Magazynie „Wynagrodzenie”, nr 6, czerwiec 2014 r Koszty podróży z wakacji do miejsca pracy Płatność za dojazd z urlopu do miejsca pracy – dochód pracownika Przykład 3 Kiedy można uwzględnić koszty podróży?
  • - jeżeli pracownik spóźnił się w miejscu podróży służbowej za zgodą przełożonego, potwierdzającą celowość poniesionych przez pracownika wydatków;
  • - data wyjazdu pracownika z miejsca podróży służbowej do miejsca pracy stałej pokrywa się z datą, na którą został zakupiony bilet.*

Firma ma prawo przyjąć postanowienia dotyczące przetwarzania i zwrotu kosztów podróży. Może stanowić, że pracownicy delegowani, których ostatni dzień podróży służbowej przypada na dzień poprzedzający weekendy lub dni wolne od pracy, mają prawo wystąpić do pracodawcy z prośbą o pozostawienie ich w miejscu podróży służbowej na krótki okres okres.

Opłaty za podróże nie stanowią dochodu pracownika*

Jeżeli pracownik pozostaje w miejscu podróży służbowej w weekendy lub święta wolne od pracy, wynagrodzenie firmy za jego dojazd z miejsca pracy do miejsca pracy nie będzie wiązać się z korzyściami ekonomicznymi dla niego (pismo Ministerstwo Finansów Rosji z dnia 12 września 2013 r. nr 03-04-08/37693 oraz z dnia 10 sierpnia 2012 r. nr 03-04-06/6-23).*

Przykład 4

Zmieńmy warunki przykładu 3. Pracownik JSC „Korobeinik”
ITP. Wołkow został wysłany w podróż służbową do Petersburga w dniach 2–11 czerwca 2014 r. Przed wyjazdem w podróż służbową złożył do pracodawcy wniosek z prośbą o zezwolenie ze względów osobistych na spędzenie „długiego weekendu” w miejscu podróży służbowej w terminie od 12 do 15 czerwca 2014 r. Za zgodą pracodawcy wróci z podróży służbowej w poniedziałek 16 czerwca 2014r.
Czy firma może uwzględnić koszty opłacenia kosztów podróży pracownika delegowanego z Petersburga do Moskwy? Czy zapłata za dojazd do miejsca pracy stałej zaliczana jest do dochodu pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Rozwiązanie

Pracownik przebywał w miejscu podróży służbowej przez weekend za zgodą przełożonego. Dlatego koszt zakupu biletu na podróż P.R. Wołkowa z miejsca podróży służbowej do miejsca stałej pracy można uwzględnić jako wydatki dla celów podatku dochodowego.
Opłacanie przez spółkę dojazdu pracownika z miejsca, w którym spędza on czas wolny z pracy do miejsca pracy, nie powoduje powstania dla niego korzyści ekonomicznych, nie jest przedmiotem podatku Podatek dochodowy.

Czasami pracodawcy muszą odwołać pracowników z podróży służbowej lub odwrotnie, przedłużyć jej czas trwania. Jak to zrobić poprawnie, przeczytaj artykuł.

Procedurę wysyłania pracowników w podróż służbową określa Regulamin dotyczący specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową, zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. Nr 749 (zwany dalej „Regulaminem dotyczącym podróży służbowych”) Podróże), a gwarancje dla pracowników delegowanych znajdują się w rozdziale 24 Kodeksu pracy.

Podróż służbowa - wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy na określony czas w celu wykonania zadania służbowego poza miejscem stałej pracy (część 1 art. 166 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej)

Żaden z tych dokumentów nie reguluje ani trybu odwołania pracownika z podróży służbowej, ani trybu przedłużenia podróży służbowej.

Pamiętajmy, jakie dokumenty sporządza pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową.

Jakie dokumenty są wymagane w podróży służbowej?

Decydując się na wysłanie pracownika w podróż służbową, pracodawca:

  • sporządza zlecenie służbowe, w którym wskazuje cel podróży służbowej (ust. 6 Regulaminu podróży służbowych). Może w tym celu skorzystać z formularza nr T-10a lub formularza opracowanego samodzielnie i zatwierdzonego przez kierownika organizacji (informacja Ministerstwa Finansów Rosji nr PZ-10/2012);

Organizacja ma prawo opracowywać własne formy podstawowych dokumentów księgowych

Od 1 stycznia 2013 r. organizacje komercyjne mogą wykorzystywać w swojej pracy formularze podstawowych dokumentów księgowych opracowane przez siebie samodzielnie (pismo Rostrud z dnia 14 lutego 2013 r. nr PG/1487-6-1).

Podstawowe dokumenty księgowe muszą zostać zatwierdzone przez kierownika organizacji na polecenie urzędnika odpowiedzialnego za księgowość.

Każdy podstawowy dokument księgowy musi zawierać wszystkie obowiązkowe dane określone w części 2 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”.

Ujednolicone formularze nr T-10a, T-9 i T-10 zostały zatwierdzone dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1

  • zlecenie (dyspozycja) wysłania pracownika w podróż służbową na formularzu nr T-9 lub samodzielnie opracowanym formularzu;
  • zaświadczenie o podróży na formularzu nr T-10 lub samodzielnie opracowanym formularzu, potwierdzające długość pobytu pracownika w podróży służbowej ze wskazaniem daty przybycia do punktu(ów) docelowego oraz daty wyjazdu z niego (z nich) (punkt 7 Regulaminu podróży służbowych);
  • przyznaje pracownikowi rozliczalną zaliczkę pieniężną na pokrycie kosztów podróży, w tym diet dziennych.

Czas trwania podróży służbowej ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wielkość, złożoność i inne cechy zlecenia służbowego (klauzula 4 Regulaminu podróży służbowych).

Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma obowiązek w ciągu trzech dni roboczych (par. 26 Regulaminu podróży służbowych):

Ujednolicony formularz nr AO-1 został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.08.2001 nr 55

  • złożyć pracodawcy raport zaliczkowy w formularzu nr AO-1 dotyczący kwot wydanych w związku z podróżą służbową lub w samodzielnie opracowanej formie (pkt 4.4 Regulaminu w sprawie trybu przeprowadzania transakcji gotówkowych banknotami i monetami Banku Rosji na terytorium Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony przez Bank Rosji w dniu 12 października 2011 r. nr 373-P);
  • dokonać ostatecznego rozliczenia wydanej mu zaliczki na pokrycie kosztów podróży przed wyjazdem w podróż służbową.

Do raportu zaliczkowego pracownik musi dołączyć zaświadczenie o podróży, dokumenty dotyczące wynajmu lokalu mieszkalnego, rzeczywistych kosztów podróży i innych wydatków związanych z podróżą służbową (punkt 26 Regulaminu podróży służbowych).

Sprawozdanie z wykonanej pracy sporządzane jest według ujednoliconego formularza nr T-10a, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 lub według formularza opracowanego niezależnie przez organizację

Oprócz zaliczki musi także złożyć pisemne sprawozdanie z pracy wykonanej w podróży służbowej, uzgodnione z kierownikiem swojej jednostki strukturalnej (art. 26 Regulaminu podróży służbowych).

Dokumentacja zmian w czasie trwania podróży służbowych

Regulamin podróży służbowych. Tryb odwołania podróży służbowej lub przedłużenia jej czasu trwania może określić uchwalony przez organizację regulamin podróży służbowej. Można w nim w szczególności ustalić, że w razie potrzeby decyzję o odwołaniu pracownika z podróży służbowej (przedłużeniu pierwotnie ustalonego okresu) podejmuje dyrektor generalny w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym delegowanego pracownika oraz upoważniony przedstawiciel strony otrzymującej. Decyzja jest formalizowana na mocy zarządzenia szefa organizacji.

W takim wypadku zwrot kosztów podróży następuje za czas faktycznego pobytu w podróży służbowej.

W przypadku zmiany czasu trwania podróży służbowej nie ma potrzeby wprowadzania zmian w oficjalnym zleceniu, zamówieniu ani zaświadczeniu o podróży, ale konieczne będzie skompletowanie dodatkowych dokumentów.

Rozkaz przywódcy. Ponieważ czas trwania podróży służbowej jest wskazany w postanowieniu wysyłającym pracownika w podróż służbową, logiczne jest, że decyzja o odwołaniu z podróży służbowej lub jej przedłużeniu również zostanie sformalizowana w poleceniu. Z tym zgadzają się także eksperci rosyjskiego Ministerstwa Finansów (pismo z dnia 01.04.2009 nr 03-04-06-01/74).

Zamiast nakazu zmiany czasu trwania podróży służbowej – uchwała

W praktyce często zdarza się, że dział księgowości przelicza koszty podróży na podstawie zaświadczenia o podróży z uchwałą szefa organizacji, np. to:

- „Czas trwania podróży służbowej zostanie wydłużony o cztery dni. 25 kwietnia 2013 P.P. Gloucester” – w przypadku przedłużenia podróży służbowej.

Nakaz odwołania podróży służbowej lub przedłużenia jej trwania pozwoli uzasadnić poniesione dodatkowe wydatki i ująć je w całości w rozliczeniu podatkowym.

Recenzja z podróży służbowej

Pracodawca może odwołać pracownika z podróży służbowej w kilku przypadkach, np.:

  • w związku z wcześniejszym zakończeniem przez pracownika zadania służbowego;
  • jeżeli w czasie dojazdu pracownika do miejsca podróży służbowej nie ma już konieczności wykonywania zlecenia pracy;
  • niemożność wykonania zadania służbowego z przyczyn niezależnych od pracownika.

Na przykładzie pokażemy, jakie dokumenty służą do dokumentowania odwołania pracownika z podróży służbowej.

Przykład 1

Pracownik OJSC Pastoral, wiodący konsultant prawny I.I. Pastuszkow został wysłany w podróż służbową do spółki Astrea LLC we Władywostoku w celu przeprowadzenia prac przygotowawczych do zawarcia umowy. Zgodnie z zamówieniem czas trwania podróży służbowej wyniesie 10 dni roboczych – od 15 kwietnia do 26 kwietnia 2013 r. 19 kwietnia poinformował kierownika swojej jednostki strukturalnej, że oficjalne zadanie zakończy przed terminem, czyli 22 kwietnia.

Jakie dokumenty należy wypełnić, aby odwołać pracownika z podróży służbowej?

Rozwiązanie

Aby odwołać pracownika z podróży służbowej, potrzebujesz odpowiedniego zamówienia od kierownika organizacji.

Nie ma jednolitej formy takiego polecenia, dlatego sporządza się je w dowolnej formie na podstawie notatki kierownika jednostki strukturalnej, w której pracuje pracownik delegowany

Po otrzymaniu notatki od kierownika jednostki strukturalnej o odwołaniu pracownika z podróży służbowej (próbka znajduje się na s. 98), kierownik organizacji umieści na niej:

Twój znak „Nie mam nic przeciwko. Dział HR przygotuje polecenie wycofania I.I. Pastuszkowa z podróży służbowej od 23.04.2013”;

Podpis.

Próbka 1. Przykładowa notatka

Następnie dział HR przygotuje polecenie odwołania pracownika z podróży służbowej.

Jeżeli istnieje polecenie kierownika organizacji, kierownik jednostki strukturalnej, w której pracuje pracownik delegowany, ma obowiązek poinformować pracownika o odwołaniu z podróży służbowej.

Z postanowieniem do podpisu pracownik zostanie zapoznany po powrocie z podróży służbowej.

A pracownik poda powody, dla których wrócił wcześniej w raporcie z wykonanej pracy, korzystając z ujednoliconego formularza nr T-10a lub formularza niezależnie opracowanego przez organizację i zatwierdzonego przez jej kierownika.

Ujednolicone formularze nr T-12 i T-13 zostały zatwierdzone dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1

Karta raportu. Jeżeli pracownik wróci wcześniej z podróży służbowej, od dnia powrotu do pracy w karcie czasu pracy zostanie wpisany jeden z kodów „roboczych”, w zależności od jego harmonogramu pracy, na przykład kod literowy I lub kod cyfrowy 01 (czas pracy w ciągu dnia).

Przeliczenie z wyprzedzeniem. Na podstawie zlecenia odwołania z podróży służbowej dział księgowości przeliczy kwotę zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży wydanej pracownikowi przed wyjazdem w podróż służbową.

Próbka 2. Przykładowe zamówienie

Pracownik może zwrócić niewydane saldo do kasy organizacji lub kwota ta zostanie potrącona z jego wynagrodzenia (część 2 art. 137 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Wypłacając wynagrodzenie, możesz potrącić nie więcej niż 20% naliczonej kwoty (część 1 art. 138 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Wydłużenie okresu podróży służbowej

Z jakich powodów może być konieczne przedłużenie podróży służbowej? Podróż służbową można przedłużyć np. ze względu na potrzeby produkcyjne, gdy:

  • strona otrzymująca jest tym zainteresowana;
  • pracodawca powierza delegowanemu pracownikowi dodatkową pracę;
  • - pracownik nie ma czasu na odbycie podróży służbowej, w tym z przyczyn od niego niezależnych.

Przedłużenie możliwe jest również ze względu na chorobę pracownika, a także problemy w transporcie (np. spóźnienie pociągu lub samolotu, brak biletów itp.).

Przykład 2

Wykorzystajmy warunek z przykładu 1, tylko teraz, w przeddzień zakończenia podróży służbowej 25 kwietnia, I.I. Pastuszkow poinformował kierownika swojej jednostki strukturalnej, że na wykonanie oficjalnego zadania potrzebuje jeszcze czterech dni.

Jakie dokumenty należy wypełnić, aby przedłużyć podróż służbową?

Rozwiązanie

Podobnie jak w przypadku odwołania z podróży służbowej, aby przedłużyć okres podróży służbowej, potrzebne jest polecenie kierownika organizacji. Sporządza się go na podstawie notatki kierownika jednostki strukturalnej, w której pracuje delegowany pracownik. Przykładowa notatka znajduje się na s. 101.

Po otrzymaniu notatki od kierownika jednostki strukturalnej kierownik organizacji podejmuje decyzję i umieszcza na niej:

Twój znak „Nie mam nic przeciwko. Dział HR przygotuje zamówienie na przedłużenie podróży służbowej I.I. Pastuszkowa od 27 kwietnia do 30 kwietnia 2013 r.”;

O przedłużeniu podróży służbowej poinformuje pracownika kierownik jednostki strukturalnej, w której pracuje.

Pracownik będzie mógł zapoznać się ze złożonym zamówieniem po powrocie z podróży służbowej. W raporcie z wykonanej pracy przy użyciu ujednoliconego formularza nr T-10a lub formularza samodzielnie opracowanego przez organizację wskaże przyczyny opóźnienia w podróży służbowej.

Próbka 3. Przykładowa notatka

Arkusz czasu. Jeżeli pracownik spóźni się w podróży służbowej, dni te zostaną zaznaczone na karcie czasu pracy literą K lub cyfrą 06 bez wskazania przepracowanych godzin.

Pracownicy są zaangażowani w pracę w weekendy i święta wolne od pracy za pisemną zgodą (część 2 art. 113 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej)

Jeżeli pracownik w podróży służbowej wykonywał pracę w dzień wolny od pracy w głównym miejscu pracy, dzień ten należy dodatkowo odzwierciedlić w karcie czasu pracy kodem literowym РВ lub kodem cyfrowym 03: К/РВ lub 06/ 03. Wskazanie liczby przepracowanych godzin jest konieczne tylko wtedy, gdy pracodawca udzielił mu instrukcji dotyczących czasu pracy w dzień wolny. Takich wyjaśnień udzielili specjaliści z rosyjskiego Ministerstwa Pracy w niedawno opublikowanym piśmie nr 14-2-291 z dnia 14 lutego 2013 r.

Płatność dla pracownika. Po powrocie z podróży służbowej zostanie dokonane rozliczenie z pracownikiem, a mianowicie:

  • diety dzienne zostały opłacone w całości (pkt 11, 17 i 19 Regulaminu podróży służbowych);
  • zostały zwrócone udokumentowane wydatki na wynajem lokalu mieszkalnego w wysokości określonej układem zbiorowym lub przepisami lokalnymi (pkt 14 i 21 Regulaminu podróży służbowych);
  • przeciętne wynagrodzenie wypłacane było za wszystkie dni pracy według harmonogramu ustalonego przez organizację wysyłającą, a także za dni w drodze, w tym podczas przymusowego postoju (klauzula 9 Regulaminu podróży służbowych).

Próbka 4. Przykładowe zamówienie

Ministerstwo Finansów Rosji zezwoliło w niektórych przypadkach na zaliczenie do celów podatkowych wydatków na dojazdy pracownika do i z podróży służbowej, gdy faktyczna data nie pokrywa się z jej planowanym zakończeniem. Ogólnie rzecz biorąc, wyjaśnienia można uznać za więcej niż korzystne dla wszystkich podatników - zarówno dla organizacji, jak i ich pracowników. (PISM MINISTERSTWA FINANSÓW FR z dnia 10 czerwca 2010 r. nr 03-04-06/6-111).

WSZYSTKO ZALEŻY OD TERMINU
Dział finansowy rozważył sytuację, gdy pracownik uda się w podróż służbową wcześniej niż planowany termin rozpoczęcia lub spóźni się w miejscu realizacji zlecenia* 1.

*1 W przyszłości będziemy mówić jedynie o przypadku, gdy pracownik spóźnił się na miejsce podróży służbowej, mając na uwadze sytuację odwrotną – przybycie na podróż służbową wcześniej niż termin jej rozpoczęcia zgodnie z poleceniem przełożonego.

Rosyjskie Ministerstwo Finansów przeanalizowało dwie możliwości: pracownik przebywa w miejscu podróży służbowej tylko w weekendy lub święta wolne od pracy, albo pozostaje tam przez dłuższy okres (np. podczas wakacji).

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca w przypadku wyjazdu służbowego ma obowiązek zwrócić pracownikowi łącznie koszty podróży.

Z tą odpowiedzialnością wiążą się dwie ustawy podatkowe:
- pracodawca ma prawo zaakceptować koszty podróży w celu zmniejszenia dochodu podlegającego opodatkowaniu na podstawie art. 264 ust. 1 akapit 12 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej;
- pracownik jako osoba fizyczna jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot takiego odszkodowania na podstawie art. 217 ust. 3 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Jeżeli pracownik w miejscu podróży służbowej wykorzystuje wyłącznie weekendy według własnego uznania, zdaniem ekspertów wydziału nie odnosi z tego żadnych korzyści ekonomicznych, a wydatki na podróż można uznać za bezpośrednio związane z podróżą służbową.

Wniosek ten tłumaczy fakt, że zgodnie z art. 106 i 107 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracownik może wykorzystać czas odpoczynku, który obejmuje weekendy i święta wolne od pracy, według własnego uznania i jest wolny od wykonywania obowiązki służbowe. Tym samym przebywając w miejscu podróży służbowej jedynie na weekend, nie uzyskuje korzyści majątkowej (art. 41 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej), czyli nie uzyskuje dochodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że jeżeli pracownik wróci z podróży służbowej po wykorzystaniu weekendów (świąt), koszty dojazdu do miejsca podróży służbowej zostaną mu zwrócone w ramach gwarancji przewidzianych przez Kodeks pracy*2.

*2 Patrz także pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 05.08.08 nr 03-04-06-01/246.

Z tej samej przyczyny pracodawca może uznać, że zapłata za podróż służbową po weekendzie jest bezpośrednio związana z podróżą służbową i w związku z tym ma podstawy, aby uwzględnić te wydatki przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Inna sytuacja ma miejsce, jeśli pracownik spóźni się w miejscu podróży służbowej, np. na wakacje. Według Ministerstwa Finansów Rosji w tym przypadku istnieje korzyść ekonomiczna przewidziana w art. 41 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej w formie płatności przez organizację za podróż z miejsca spędzania czasu wolnego od pracy do miejsca pracy.

Tutaj pracownik otrzymuje już dochód w naturze, który zgodnie z art. 211 akapit pierwszy ust. 2 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych.

JAK BYŁO WCZEŚNIEJ
Do niedawna główny dział finansowy uważał, że jakakolwiek rozbieżność pomiędzy datą zakończenia podróży służbowej a datą wyjazdu z miejsca wykonania zlecenia prowadzi do powstania przychodu w naturze, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie z wyjaśnień wskazano, że jeżeli podróż służbowa kończy się w piątek, a bilety zakupione są na poniedziałek, to ich koszt podlega zaliczeniu do dochodu pracownika podlegającego opodatkowaniu* 3 .

* 3 Patrz pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 22.09.09 nr 03-04-06-01/244, z dnia 01.04.09 nr 03-04-06-01/74.

Można jednak polemizować z takim stwierdzeniem. Argumentem w tej sprawie są wnioski resortu zawarte w tych samych pismach, ale w odniesieniu do podatku dochodowego.

W szczególności podają, że koszty opłacenia dojazdu do miejsca podróży służbowej i z powrotem zostałyby poniesione i tak, niezależnie od długości pobytu w miejscu docelowym.

Ponadto obowiązujące przepisy nie przewidują obowiązkowej zbieżności dat na certyfikacie podróży i bilecie jako warunku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z podróżą do miejsca docelowego i z powrotem.

Jeżeli pracownik pozostaje w miejscu podróży służbowej, dodatkowy czas spędzony w tym miejscu nie jest mu wypłacany ani w formie diety dziennej, ani w formie opłaty za wynajem lokalu mieszkalnego. Ponadto nie są zatrzymywane jego średnie zarobki (nie wyklucza to jednak zachowania średnich zarobków na innej podstawie – na przykład w związku z udzieleniem płatnego urlopu)*4.

*4 Pogląd ten poparła Federalna Służba Antymonopolowa Okręgu Ural w uchwale z dnia 19 czerwca 2007 r. nr Ф09-3838/07-С2.

W związku z powyższym, w sytuacji, gdy pracownik pozostaje w miejscu podróży służbowej w weekendy lub święta, koszty opłacenia jego podróży nie stanowią dochodu w naturze podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli czas spędzony w miejscu podróży służbowej znacznie różni się od czasu określonego np. w zamówieniu, pracodawca będzie musiał zaliczyć pracownikowi kwotę wydatków na podróż służbową jako jego przychód w naturze. Legalność drugiego stanowiska spółki najprawdopodobniej będzie musiała zostać udowodniona przed sądem.