Tout sur le tuning automobile

Préparation des documents si un employé est retardé lors d'un voyage d'affaires. L'employé a été retardé lors d'un voyage d'affaires. Qui paiera le voyage Séjour sur le lieu du voyage d'affaires pour le week-end

Un employé a été retardé d'une journée lors d'un voyage d'affaires en raison de problèmes personnels et est retourné au travail son jour de congé (au lieu du vendredi au samedi). Est-il possible dans ce cas d'accepter le prix du billet comme une dépense aux fins de l'impôt sur les bénéfices ? Si le retour avait lieu un jour ouvrable, il est alors clair que le congé devrait être pris pour un jour ouvrable et, par conséquent, il serait considéré que le salarié est parti en vacances après un voyage d'affaires. Le billet ne peut donc pas être accepté comme dépense. Mais si le retour tombe un week-end et que le processus de travail ne semble pas être interrompu pour les vacances. Que faire dans ce cas ?

Oui, vous pouvez accepter le coût d’un billet comme dépense aux fins de l’impôt sur le revenu. Mais seulement si le retard dans la sortie du déplacement professionnel est survenu avec l'autorisation du responsable, ce qui confirme l'opportunité de quitter le déplacement professionnel à une date ultérieure.

Selon le ministère des Finances, pour évaluer la faisabilité de coûts similaires, il faut partir du fait que les frais de déplacement d'une personne depuis le lieu du voyage d'affaires auraient été engagés de toute façon, quel que soit le temps passé par l'employé au destination. Cela signifie que le coût d'un billet aller-retour peut être pris en compte lors de l'imposition des bénéfices, même si le salarié a été retardé sur le lieu de son déplacement professionnel en raison d'un jour de congé. À condition qu'elles aient été effectuées avec l'autorisation du gestionnaire, confirmant le caractère approprié de ces dépenses.

Comment prendre en compte les dépenses d'un déplacement professionnel dans le calcul de l'impôt sur le revenu et de l'impôt sur le revenu des personnes physiques si les dates indiquées sur le billet ne coïncident pas avec les dates de l'ordre de déplacement professionnel

Lors du calcul de votre impôt sur le revenu, incluez les frais de déplacement comme dépenses.

Mais seulement si le départ anticipé du salarié en déplacement professionnel (retard de départ d'un déplacement professionnel) est intervenu avec l'autorisation du manager, qui confirme l'opportunité de partir en déplacement professionnel (d'un déplacement professionnel) à une date antérieure ou ultérieure. .*

L'opportunité peut être confirmée, par exemple, par le fait qu'en raison du manque de billets, il était impossible de quitter le voyage d'affaires à temps. Ou acheter un billet pour une date ultérieure (antérieure) vous a permis de réduire les frais de déplacement. Dans ce cas, l'autorisation correspondante du gestionnaire doit être délivrée par écrit (par exemple, par arrêté).

La raison du retard peut être, par exemple, le fait qu'immédiatement après un voyage d'affaires, l'employé part en vacances et les passe sur le lieu du voyage d'affaires ou reste simplement pour le week-end. À cet égard, les représentants du ministère russe des Finances notent ce qui suit. Pour évaluer la faisabilité de coûts similaires, il faut partir du fait que les frais de déplacement d'une personne depuis le lieu du voyage d'affaires auraient été engagés de toute façon, quel que soit le temps passé par l'employé à destination.

Cela signifie que les frais d'un billet aller-retour peuvent être pris en compte lors de l'imposition des bénéfices, même si le salarié a été retardé sur le lieu du déplacement professionnel en raison de vacances ou d'un jour de congé (à condition qu'ils aient été effectués avec l'autorisation du manager, confirmant la faisabilité de ces dépenses).*

Ces conclusions découlent des dispositions du Code des impôts de la Fédération de Russie et des lettres du ministère des Finances de la Russie du 20 juin 2014 n° 03-03-RZ/29687, du 26 août 2013 n° 03-03-06. /1/34813, du 3 septembre 2012. N° 03-03-06/1/456, du 20 septembre 2011, n° 03-03-06/1/558, Service fédéral des impôts de Russie 20 août 2014 Non. SA-4-3/16564 (publié sur le site officiel du Service fédéral des impôts de Russie dans la section « Explications du Service fédéral des impôts de Russie, obligatoires pour la candidature »).

Concernant la retenue à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques sur les frais de déplacement, veuillez noter ce qui suit.

En règle générale, l'indemnisation des frais de déplacement documentés d'un employé jusqu'au lieu du voyage d'affaires et retour n'est pas soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (paragraphe 10, paragraphe 3, article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Toutefois, si un salarié revient d'un déplacement professionnel après la date fixée dans l'ordre d'envoi en déplacement professionnel, le paiement de son déplacement dans certains cas ne peut être considéré comme une compensation des dépenses liées à un déplacement professionnel.

Ainsi, si un salarié revient d'un déplacement professionnel bien plus tard que la date fixée (y compris s'il passe des vacances sur le lieu du déplacement professionnel), retenez l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur le prix du billet retour. Dans ce cas, l’organisation prend en charge le déplacement du salarié depuis le lieu de repos (vacances) jusqu’au lieu de travail. En conséquence, le paiement des frais de déplacement ne peut être considéré comme une compensation des dépenses liées à un déplacement professionnel. Dans une telle situation, l'employé bénéficie d'un avantage économique, ce qui signifie que l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être retenu sur le coût du billet aller-retour (paragraphe 1, clause 2, article 211 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Des conclusions similaires découlent des lettres du ministère russe des Finances

Conformément à l'art. 167 du Code du travail de la Fédération de Russie, lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, il est assuré de conserver son lieu de travail (poste) et son salaire moyen, le remboursement des dépenses liées au voyage d'affaires, y compris les indemnités journalières, ainsi que à titre de frais de voyage (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). La procédure et le montant du remboursement des dépenses liées aux déplacements professionnels sont déterminés par une convention collective ou la réglementation locale.

L'article 166 du Code du travail de la Fédération de Russie établit que les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires sont établies de la manière déterminée par le gouvernement de la Fédération de Russie. Il existe actuellement un règlement sur les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749 (ci-après dénommé le règlement).

Selon l'article 4 du Règlement, la durée du voyage d'affaires est déterminée par l'employeur de manière indépendante, en tenant compte du volume, de la complexité et d'autres caractéristiques de la mission officielle. Le temps de déplacement professionnel comprend le temps réel passé sur le lieu du déplacement professionnel et le temps de déplacement. La durée effective du séjour au lieu d'affectation est déterminée par les mentions de la date d'arrivée au lieu d'affectation et de la date de départ de celui-ci, qui sont portées sur l'attestation de déplacement et certifiées par la signature d'un fonctionnaire habilité et le sceau utilisé dans les activités économiques de l'organisation dans laquelle l'employé est affecté pour certifier une telle signature (article 7 du Règlement). Le jour de départ en voyage d'affaires est la date de départ d'un train, d'un avion, d'un bus ou d'un autre véhicule du lieu de travail permanent du voyageur d'affaires, et le jour d'arrivée d'un voyage d'affaires est la date d'arrivée de ce un véhicule sur le lieu de travail permanent (article 4 du Règlement).

Il ne résulte pas de ces normes que les frais de déplacement ne soient remboursés au salarié que s'il retourne immédiatement à son lieu de travail permanent après avoir terminé sa mission officielle. De plus, le paragraphe 25 du Règlement prévoit directement une situation dans laquelle un salarié, en raison d'une incapacité temporaire, n'est pas en mesure de retourner à son lieu de résidence permanente pour des raisons de santé. Aucune disposition du Règlement ne prévoit que, dans une telle situation, le voyage de retour n'est pas payé.

Nous pensons que dans le cas où un salarié est revenu à son lieu de travail après la date de fin du déplacement professionnel déterminée par l'employeur et, en conséquence, a présenté un billet dont la date ne coïncide pas avec la date de fin du déplacement professionnel , à titre de confirmation des frais de déplacement jusqu'au lieu de travail permanent, l'employeur n'a le droit de refuser l'indemnisation du salarié que s'il existe des motifs raisonnables de croire que les dépenses engagées ne sont pas liées au voyage d'affaires. Si l'employeur savait que le salarié reviendrait d'un voyage d'affaires après la date initialement indiquée dans l'ordre d'envoyer le salarié en voyage d'affaires et ne s'y est pas opposé, il est dans tous les cas tenu d'indemniser le salarié pour le frais de voyage aller-retour. En effet, dans une telle situation, l'employeur n'a aucune raison de dire que le document de voyage n'est pas lié au voyage d'affaires. Les frais de retour du lieu du déplacement professionnel au lieu de travail permanent sont engagés dans tous les cas, quel que soit le jour du retour du salarié.

Comme indiqué dans la partie 1 de l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, les indemnités journalières sont des dépenses supplémentaires liées au logement de l'employé en dehors de son lieu de résidence permanente. Conformément à l'article 11 du Règlement, les indemnités journalières sont remboursées au salarié pour chaque jour de déplacement professionnel, y compris les week-ends et jours fériés chômés, ainsi que pour les jours de route, y compris lors d'une escale forcée. Ainsi, si un salarié ayant effectué une mission officielle a été retardé de plusieurs jours sur le lieu du déplacement professionnel pour des raisons personnelles, l'employeur n'est pas tenu d'indemniser les dépenses du salarié dues à sa résidence en dehors de son lieu de résidence permanente, puisque ces dépenses ne sont pas liés au voyage d’affaires.


Nous envoyons un collaborateur en voyage d'affaires à l'étranger pour rencontrer nos partenaires. La réunion aura lieu les 28 et 29 avril. La question est la suivante. Le 30 avril sera-t-il considéré comme un jour ouvrable si le salarié est en déplacement ce jour-là et que cela est confirmé a/b et est-il nécessaire d'émettre un ordre de travailler un jour chômé ? 2. Si l'employé a rédigé une note dans laquelle il a exprimé le désir de rester sur le lieu du voyage d'affaires ce jour-là (30 avril) et que les billets pour le voyage retour seront disponibles le 1er mai. La législation autorise le remboursement des frais de déplacement depuis le lieu du déplacement professionnel si les dates du document de voyage diffèrent de la date de fin du déplacement professionnel précisée dans l'arrêté, si l'accord du chef de l'organisation est obtenu. Doit-on rémunérer un salarié pour une journée de déplacement comme travail un jour de congé, si le salarié passe cette journée à sa discrétion sur le lieu du déplacement professionnel et retourne au lieu de travail un jour plus tard ? Il passe toujours son temps de voyage non pas le 30 avril, mais le 1er mai ? Et comment calculer correctement l'indemnité journalière si les marques sur le passeport concernant le franchissement de la frontière russe sont le 1er mai ?

L'entreprise peut prendre en compte les frais de paiement d'un billet de voyage pour le déplacement d'un employé du lieu du voyage d'affaires au lieu de travail permanent comme dépenses aux fins de l'impôt sur les bénéfices (lettre du ministère des Finances de la Russie du 26 août 2013). N° 03-03-06/1/34815) :

Si un salarié reste sur le lieu du déplacement professionnel le week-end ou les jours fériés chômés, la prise en charge par l'entreprise de son déplacement du lieu de son temps libre du travail au lieu de travail n'entraînera pas d'avantages économiques pour lui (lettre du Ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2013 n° 03-04-08/ 37693 et ​​du 10 août 2012 n° 03-04-06/6-23).

Comment payer un voyage d'affaires pour un employé à temps plein

Sur ordre du chef de l'organisation, un salarié peut être spécialement envoyé en déplacement professionnel pour travailler un week-end ou un jour férié. Le salarié détaché a le droit de réclamer des congés ou une rémunération complémentaire pour ces jours.

Si un employé bénéficie d'un congé, payez le travail effectué lors d'un voyage d'affaires un jour de congé à un tarif unique. Ne payez pas pour un jour de congé.*

Si le congé n’est pas accordé, le travail doit être rémunéré :

Le Code du travail n'interdit pas à un salarié de prendre un congé annuel payé sans revenir au travail après un déplacement professionnel.

Selon les experts de la principale direction financière, si un salarié reste sur le lieu de son déplacement professionnel pour des vacances, les frais de déplacement jusqu'au lieu de travail ne sont pas considérés comme justifiés fiscalement : l'entreprise prend en charge le retour du salarié de le lieu de vacances, et non du voyage d'affaires.

Par conséquent, l'entreprise ne peut pas reconnaître les frais de déplacement d'un employé du lieu de vacances au lieu de travail permanent aux fins de l'impôt sur les bénéfices (lettre du ministère des Finances de la Russie du 8 novembre 2013 n° 030306/1/47813). ).

Le Code général des impôts ne prévoit pas d'exonération de l'impôt sur le revenu des personnes physiques pour les frais de déplacement des salariés jusqu'au lieu de vacances et du lieu de vacances jusqu'à leur lieu de résidence. Ainsi, le montant de l'indemnité de déplacement d'un salarié du lieu du déplacement professionnel au lieu de vacances et du lieu de vacances au lieu de travail constitue son avantage économique, prévu à l'article 41 du Code général des impôts. Cela signifie qu'ils sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (lettre du ministère des Finances de la Russie du 8 novembre 2013 n° 03-03-06/1/47813).

Un employé d'une entreprise (CJSC Korobeinik) située à Moscou, P.R. Volkov a été envoyé en voyage d'affaires à Saint-Pétersbourg du 2 au 11 juin 2014. A compter du 16 juin 2014, selon le calendrier des vacances, il bénéficie d'un congé annuel payé de 14 jours calendaires.
L'entreprise a une semaine de travail de cinq jours. Quand un salarié doit-il se présenter pour un déplacement professionnel ?

Solution

ETC. Volkov doit revenir d'un voyage d'affaires le 11 juin. Les trois premiers jours ouvrables pendant lesquels il doit présenter un rapport préalable sur les frais de déplacement et un rapport sur le travail effectué tombent pendant la période des congés annuels (du 16 juin au 29 juin 2014).
Le 30 juin 2014, le salarié doit retourner au travail après les vacances. Pendant la période du 30 juin au 2 juillet 2014, il doit déclarer son déplacement professionnel - présenter un rapport préalable sur les dépenses du déplacement professionnel et un rapport écrit sur le travail effectué.

L'employé a été retardé lors d'un voyage d'affaires le week-end ou les jours fériés

Les week-ends, comme les jours fériés chômés, sont la période pendant laquelle l'employé est libre d'accomplir ses tâches professionnelles (article et Code du travail de la Fédération de Russie). Le paiement du déplacement jusqu’au lieu de travail permanent de l’employé est-il considéré comme un revenu ? L’entreprise peut-elle prendre en compte les frais de déplacement ?

L'entreprise peut prendre en compte les frais de paiement d'un billet de voyage pour le déplacement d'un employé du lieu du voyage d'affaires au lieu de travail permanent comme dépenses aux fins de l'impôt sur les bénéfices (lettre du ministère des Finances de la Russie du 26 août 2013). N° 03-03-06/1/34815) :

  • - si le salarié a été retardé sur le lieu du déplacement professionnel avec l'autorisation du responsable, confirmer l'opportunité des dépenses engagées par le salarié ;
  • - la date de départ du salarié du lieu de déplacement professionnel vers le lieu de travail permanent coïncide avec la date pour laquelle le billet a été acheté.
    • pour les salariés bénéficiant d'un taux horaire - au moins le double du taux horaire ;
    • pour les travailleurs à la pièce - au moins au double du taux à la pièce ;
    • salariés avec un salaire constant - en fonction du respect du quota de travail mensuel. Si, un jour de congé, un employé a travaillé dans les limites de la norme mensuelle, il doit percevoir au moins un taux journalier (horaire) unique. S'il a travaillé au-delà de la norme mensuelle, le paiement supplémentaire doit être au moins le double du taux journalier (horaire).
    • Extrait d'un article du magazine « Salary », n° 6, juin 2014 Frais de déplacement des vacances au lieu de travail Paiement des déplacements des vacances au lieu de travail - revenus des employés Exemple 3 Quand les frais de déplacement peuvent-ils être reconnus ?
  • - si le salarié a été retardé sur le lieu du déplacement professionnel avec l'autorisation du responsable, confirmer l'opportunité des dépenses engagées par le salarié ;
  • - la date de départ du salarié du lieu du déplacement professionnel vers le lieu de travail permanent coïncide avec la date pour laquelle le billet a été acheté.*

L'entreprise a le droit d'adopter des dispositions en matière de traitement et de remboursement des frais de déplacement. Il peut préciser que les travailleurs détachés, dont le dernier jour de déplacement professionnel tombe la veille d'un week-end ou d'un jour férié chômé, ont le droit d'introduire une demande auprès de l'employeur en lui demandant de les laisser sur le lieu du déplacement professionnel pour une courte période. période.

Le paiement des déplacements ne constitue pas un revenu pour un employé*

Si un salarié reste sur le lieu du déplacement professionnel le week-end ou les jours fériés chômés, la prise en charge par l'entreprise de son déplacement du lieu de son temps libre du travail au lieu de travail n'entraînera pas d'avantages économiques pour lui (lettre du Ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2013 n° 03-04-08/ 37693 et ​​du 10 août 2012 n° 03-04-06/6-23).*

Exemple 4

Changeons les conditions de l'exemple 3. Employé de JSC "Korobeinik"
ETC. Volkov a été envoyé en voyage d'affaires à Saint-Pétersbourg du 2 au 11 juin 2014. Avant de partir en déplacement professionnel, il a déposé une demande auprès de l'employeur avec une demande d'autorisation, pour raisons personnelles, de passer un « week-end prolongé » sur le lieu du déplacement professionnel du 12 juin au 15 juin 2014. Avec l'accord de l'employeur, il reviendra d'un déplacement professionnel le lundi 16 juin 2014.
Une entreprise peut-elle prendre en compte les frais de voyage d'un employé détaché de Saint-Pétersbourg à Moscou ? Le paiement des déplacements jusqu'au lieu de travail permanent est-il reconnu comme revenu de salarié soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ?

Solution

L'employé est resté sur le lieu du voyage d'affaires pour le week-end avec l'autorisation du responsable. Par conséquent, le coût d'achat d'un billet pour le voyage P.R. Volkov du lieu du voyage d'affaires au lieu de travail permanent peut être pris en compte comme dépenses aux fins de l'impôt sur les bénéfices.
La prise en charge par l'entreprise du déplacement du salarié depuis le lieu où il passe son temps libre depuis son travail jusqu'à son lieu de travail n'entraîne pas pour lui l'émergence d'avantages économiques, n'est pas soumis à une taxe Impôt sur le revenu.

Parfois, les employeurs doivent rappeler des salariés d'un voyage d'affaires ou, à l'inverse, en prolonger la durée. Comment faire cela correctement, lisez l'article.

La procédure d'envoi d'employés en voyage d'affaires est établie dans le Règlement sur les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749 (ci-après dénommé le Règlement sur les voyages d'affaires). Déplacements), et les garanties pour les salariés détachés figurent au chapitre 24 du Code du travail.

Voyage d'affaires - un déplacement d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent (partie 1 de l'article 166 du Code du travail de la Fédération de Russie)

Aucun de ces documents ne fixe ni la procédure de rappel d'un salarié d'un déplacement professionnel, ni la procédure de prolongation d'un déplacement professionnel.

Rappelons quels documents un employeur établit lorsqu'il envoie un employé en voyage d'affaires.

Quels documents sont nécessaires pour un voyage d'affaires ?

Lorsqu'il décide d'envoyer un salarié en déplacement professionnel, l'employeur :

  • établit une mission officielle, qui indique l'objet du voyage d'affaires (article 6 du Règlement sur les voyages d'affaires). Pour ce faire, il peut utiliser le formulaire n° T-10a ou un formulaire élaboré de manière indépendante et approuvé par le chef de l'organisation (informations du ministère des Finances de la Russie n° PZ-10/2012) ;

Une organisation a le droit de développer ses propres formes de documents comptables primaires

Depuis le 1er janvier 2013, les organisations commerciales peuvent utiliser dans leur travail des formulaires de documents comptables primaires élaborés par elles de manière indépendante (lettre de Rostrud du 14 février 2013 n° PG/1487-6-1).

Les documents comptables primaires doivent être approuvés par le chef de l'organisation sur recommandation du responsable de la comptabilité.

Chaque document comptable primaire doit contenir toutes les mentions obligatoires établies par la partie 2 de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ».

Les formulaires unifiés n° T-10a, T-9 et T-10 ont été approuvés par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1.

  • ordre (instruction) d'envoyer un employé en voyage d'affaires sous le formulaire n° T-9 ou un formulaire développé de manière indépendante ;
  • attestation de déplacement sous le formulaire n° T-10 ou sous un formulaire élaboré de manière indépendante, confirmant la durée du séjour de l'employé en voyage d'affaires indiquant la date d'arrivée au(x) point(s) de destination et la date de départ de celui-ci (d'eux) (article 7 du Règlement sur les voyages d'affaires) ;
  • délivre à l'employé une avance de fonds comptable pour les frais de déplacement, y compris les indemnités journalières.

La durée du déplacement professionnel est déterminée par l'employeur, en tenant compte du volume, de la complexité et d'autres caractéristiques de la mission officielle (article 4 du Règlement sur les déplacements professionnels).

Au retour d'un déplacement professionnel, le salarié doit, dans un délai de trois jours ouvrables (article 26 du Règlement sur les déplacements professionnels) :

Le formulaire unifié n° AO-1 a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 01.08.2001 n° 55.

  • soumettre à l'employeur un rapport préalable sous la forme n° AO-1 sur les sommes dépensées dans le cadre du voyage d'affaires ou sous une forme élaborée de manière indépendante (article 4.4 du Règlement sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces avec des billets et des pièces de la Banque de Russie sur le territoire de la Fédération de Russie, approuvé par la Banque de Russie le 12 octobre 2011 n° 373-P) ;
  • procéder au règlement définitif de l'avance de trésorerie pour frais de déplacement qui lui a été délivrée avant de partir en déplacement professionnel.

Au rapport préalable, le salarié doit joindre une attestation de déplacement, des documents relatifs à la location du logement, des frais de déplacement réels et autres dépenses liées au déplacement professionnel (article 26 du Règlement sur les déplacements professionnels).

Le rapport sur les travaux effectués est établi selon le formulaire unifié n° T-10a, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1, ou selon un formulaire développé indépendamment par l'organisation.

En plus de l'acompte, il doit également présenter un rapport écrit sur le travail effectué lors d'un déplacement professionnel, convenu avec le chef de son unité structurelle (article 26 du Règlement sur les déplacements professionnels).

Documentation des changements dans la durée du voyage d'affaires

Règlementation sur les déplacements professionnels. La procédure de rappel d'un déplacement professionnel ou de prolongation de sa durée peut être fixée dans le règlement des déplacements professionnels adopté par l'organisation. Il peut notamment y être déterminé que, le cas échéant, la décision de rappeler un salarié d'un déplacement professionnel (prolongation de la durée initialement fixée) est prise par le directeur général en accord avec le supérieur immédiat du salarié détaché et un représentant autorisé de la partie destinataire. La décision est formalisée par arrêté du chef de l'organisation.

Dans ce cas, le paiement des frais de déplacement s'effectue pour la durée du séjour effectif en déplacement professionnel.

Si la durée d'un déplacement professionnel change, il n'est pas nécessaire de modifier la mission officielle, l'ordre ou l'attestation de déplacement, mais des documents supplémentaires devront être complétés.

Ordre du chef. La durée du déplacement professionnel étant indiquée dans l'arrêté d'envoi du salarié en déplacement professionnel, il est logique que la décision de rappeler d'un déplacement professionnel ou de prolonger sa durée soit également formalisée par l'arrêté. Les experts du ministère russe des Finances sont également d'accord avec cela (lettre du 01/04/2009 n° 03-04-06-01/74).

Au lieu d'un ordre de modifier la durée d'un voyage d'affaires - une résolution

En pratique, il arrive souvent que le service comptable recalcule les frais de déplacement sur la base d'une attestation de déplacement avec résolution du chef de l'organisation, par exemple ceci :

- « La durée du voyage d'affaires sera prolongée de quatre jours. 25 avril 2013 P.P. Gloucester" - en cas de prolongation du voyage d'affaires.

Un ordre de rappel d'un déplacement professionnel ou d'en prolonger la durée permettra de justifier les dépenses supplémentaires engagées et de les comptabiliser intégralement en comptabilité fiscale.

Bilan d'un voyage d'affaires

Un employeur peut rappeler un salarié d'un déplacement professionnel dans plusieurs cas, par exemple :

  • dans le cadre de l'achèvement anticipé d'une mission officielle par un employé ;
  • si pendant le trajet du salarié jusqu'au lieu du déplacement professionnel, il n'est plus nécessaire d'effectuer une mission de travail ;
  • il est impossible d’accomplir une tâche officielle pour des raisons indépendantes de la volonté de l’employé.

Nous allons vous montrer avec un exemple quels documents sont utilisés pour documenter le rappel d'un employé d'un voyage d'affaires.

Exemple 1

Employé d'OJSC Pastoral, consultant juridique de premier plan I.I. Pastushkov a été envoyé en voyage d'affaires chez Astrea LLC à Vladivostok pour effectuer des travaux préparatoires à la conclusion d'un contrat. Selon l'arrêté, la durée du voyage d'affaires sera de 10 jours ouvrables - du 15 avril au 26 avril 2013. Le 19 avril, il a informé le chef de son unité structurelle qu'il terminerait sa mission officielle plus tôt que prévu, le 22 avril.

Quels documents faut-il remplir pour rappeler un salarié d'un déplacement professionnel ?

Solution

Pour rappeler un employé d'un voyage d'affaires, vous avez besoin d'un ordre correspondant du chef de l'organisation.

Il n'existe pas de formulaire unifié pour un tel ordre, il est donc établi sous quelque forme que ce soit sur la base d'une note du chef de l'unité structurelle où travaille le travailleur détaché.

Après avoir reçu une note du chef d'une unité structurelle concernant le rappel d'un salarié d'un déplacement professionnel (un exemple est donné p. 98), le chef de l'organisation y apposera :

Votre note « Ça ne me dérange pas. Le service RH préparera un arrêté de rappel de I.I. Pastushkova en voyage d'affaires depuis le 23 avril 2013" ;

Signature.

Échantillon 1. Exemple de mémo

Après cela, le service RH préparera un arrêté de rappel du salarié du déplacement professionnel.

S'il existe un ordre du chef de l'organisation, le chef de l'unité structurelle dans laquelle travaille le travailleur détaché doit informer le salarié du rappel du déplacement professionnel.

Le salarié prendra connaissance de la commande contre signature au retour d'un déplacement professionnel.

Et l'employé exposera les raisons pour lesquelles il est revenu plus tôt dans le rapport sur le travail effectué à l'aide du formulaire unifié n° T-10a ou d'un formulaire élaboré de manière indépendante par l'organisation et approuvé par son responsable.

Les formulaires unifiés n° T-12 et T-13 ont été approuvés par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1.

Bulletin scolaire. Si un salarié revient plus tôt d'un déplacement professionnel, l'un des codes « travail » sera inscrit dans la feuille de temps à compter du jour de son retour au travail, en fonction de son horaire de travail, par exemple, le code lettre I ou le code numérique 01. (durée du travail pendant la journée).

Recalcul anticipé. Sur la base de l'ordre de rappel d'un déplacement professionnel, le service comptable recalculera le montant de l'avance de trésorerie pour frais de déplacement délivrée au salarié avant son départ en déplacement professionnel.

Échantillon 2. Ordre simple

L'employé peut restituer le solde non dépensé à la caisse de l'organisation, ou ce montant sera retenu sur son salaire (partie 2 de l'article 137 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Lors du paiement d'un salaire, vous ne pouvez pas retenir plus de 20 % du montant accumulé (partie 1 de l'article 138 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Prolongation de la durée du déplacement professionnel

Pour quelles raisons une prolongation de voyage d’affaires peut-elle être nécessaire ? Un déplacement professionnel peut être prolongé, par exemple, en raison de besoins de production, lorsque :

  • le destinataire s'y intéresse ;
  • l'employeur confie au salarié détaché une quantité de travail supplémentaire ;
  • - le salarié n'a pas le temps d'effectuer un déplacement professionnel, y compris pour des raisons indépendantes de sa volonté.

Une prolongation est également possible en raison de la maladie d'un salarié, ainsi que de problèmes de transport (par exemple, un train ou un avion en retard, manque de billets, etc.).

Exemple 2

Reprenons la condition de l'exemple 1, seulement maintenant, à la veille de la fin du voyage d'affaires le 25 avril, I.I. Pastushkov a informé le chef de son unité structurelle qu'il lui fallait encore quatre jours pour terminer sa mission officielle.

Quels documents faut-il remplir pour prolonger un voyage d'affaires ?

Solution

Comme dans le cas d'un rappel d'un déplacement professionnel, pour prolonger la durée d'un déplacement professionnel, un arrêté du chef de l'organisation est nécessaire. Il est établi sur la base d'une note du chef de l'unité structurelle où travaille le salarié détaché. Pour un exemple de mémo, voir p. 101.

Après avoir reçu une note du chef de l'unité structurelle, le chef de l'organisation prend une décision et y met :

Votre note « Ça ne me dérange pas. Le service RH préparera une commande pour prolonger le voyage d'affaires de I.I. Pastushkova du 27 avril au 30 avril 2013" ;

Le chef de l'unité structurelle dans laquelle il travaille informera le salarié de la prolongation du déplacement professionnel.

Le collaborateur pourra consulter la commande au retour d'un déplacement professionnel. Dans le rapport sur les travaux effectués à l'aide du formulaire unifié n° T-10a ou d'un formulaire élaboré de manière indépendante par l'organisation, il indiquera les raisons pour lesquelles il a été retardé lors d'un voyage d'affaires.

Échantillon 3. Exemple de mémo

Emploi du temps. Si un salarié est retardé lors d'un déplacement professionnel, ces jours seront marqués sur la feuille de temps avec la lettre code K ou le chiffre 06 sans indiquer les heures travaillées.

Les employés sont impliqués dans le travail le week-end et les jours fériés chômés avec leur consentement écrit (partie 2 de l'article 113 du Code du travail de la Fédération de Russie)

Si un salarié en déplacement professionnel travaillait un jour de congé pour lui sur son lieu de travail principal, ce jour doit en outre être reflété dans la feuille de temps avec le code alphabétique РВ ou le code numérique 03 : К/РВ ou 06/ 03. Il n'est nécessaire d'indiquer le nombre d'heures travaillées que si l'employeur lui a donné des instructions sur la durée du travail un jour de congé. Ces éclaircissements ont été donnés par des spécialistes du ministère russe du Travail dans une lettre récemment publiée n° 14-2-291 du 14 février 2013.

Paiement au salarié. Au retour d'un déplacement professionnel, un règlement sera conclu avec le salarié, à savoir :

  • les indemnités journalières ont été intégralement versées (articles 11, 17 et 19 du Règlement sur les déplacements professionnels) ;
  • les dépenses documentées pour la location de locaux d'habitation ont été remboursées pour le montant déterminé par la convention collective ou la réglementation locale (articles 14 et 21 du Règlement sur les déplacements professionnels) ;
  • le salaire moyen était payé pour tous les jours de travail selon le calendrier établi par l'organisme d'envoi, ainsi que pour les jours de route, y compris lors d'une escale forcée (article 9 du Règlement sur les déplacements professionnels).

Échantillon 4. Ordre simple

Le ministère russe des Finances a autorisé, dans certains cas, la comptabilisation fiscale des dépenses liées aux déplacements d'un employé vers et depuis un voyage d'affaires lorsque la date réelle ne coïncide pas avec la fin prévue. En général, les clarifications peuvent être considérées comme plus que favorables pour tous les contribuables - tant pour les organisations que pour leurs employés. (LETTRE DU MINISTERE DES FINANCES DE LA RF du 10 juin 2010 n°03-04-06/6-111).

TOUT DÉPEND DE LA DURÉE
La direction financière a considéré la situation où un salarié part en déplacement professionnel plus tôt que la date de début ou est retardé au lieu où la mission a été effectuée* 1.

* 1 A l'avenir, nous ne parlerons que du cas où le salarié a été retardé sur le lieu du déplacement professionnel, en gardant à l'esprit la situation inverse - arriver en déplacement professionnel plus tôt que sa date de début selon l'ordre du manager.

Le ministère russe des Finances a analysé deux options : l'employé reste sur le lieu du voyage d'affaires uniquement le week-end ou les jours fériés chômés, ou y reste pendant une période de temps importante (par exemple pendant les vacances).

Rappelons que, selon l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur, en cas d'envoi en voyage d'affaires, est tenu de rembourser le salarié, y compris ses frais de déplacement.

Il existe deux lois fiscales associées à cette responsabilité :
- l'employeur a le droit d'accepter les frais de déplacement pour réduire le bénéfice imposable sur la base de l'alinéa 12 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie ;
- le salarié en tant que personne physique est exonéré de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur le montant de cette indemnisation en vertu du paragraphe 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Si un salarié utilise uniquement les week-ends à sa discrétion sur le lieu du déplacement professionnel, il ne bénéficie, selon les experts du département, d'aucun avantage économique et les frais de déplacement peuvent être considérés comme directement liés au déplacement professionnel.

Cette conclusion s'explique par le fait que, conformément aux articles 106 et 107 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employé peut utiliser le temps de repos, qui comprend les week-ends et les jours fériés, à sa propre discrétion et est libre d'effectuer tâches de travail. Par conséquent, lorsqu'il séjourne sur le lieu du voyage d'affaires uniquement le week-end, il ne bénéficie d'aucun avantage économique (article 41 du Code des impôts de la Fédération de Russie), c'est-à-dire de revenus soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Autrement dit, si un salarié revient d'un déplacement professionnel après avoir utilisé des week-ends (vacances), les frais de déplacement jusqu'au lieu du déplacement professionnel lui sont remboursés dans le cadre des garanties prévues par le Code du travail* 2.

* 2 Voir également la lettre du ministère des Finances de la Russie du 05.08.08 n° 03-04-06-01/246.

Pour la même raison, un employeur peut considérer le paiement des déplacements d'un déplacement professionnel après un week-end comme étant directement lié au déplacement professionnel et a donc toutes les raisons de prendre en compte ces dépenses lors de la détermination de l'assiette de l'impôt sur le revenu.

Une situation différente se présente si l'employé est retardé sur le lieu d'un voyage d'affaires, par exemple pour des vacances. Selon le ministère des Finances de la Russie, dans ce cas, il existe un avantage économique prévu à l'article 41 du Code des impôts de la Fédération de Russie, sous la forme d'un paiement par l'organisation pour le déplacement depuis le lieu de congé. au lieu de travail.

Ici, l'employé perçoit déjà des revenus en nature qui, en vertu de l'alinéa 1 du paragraphe 2 de l'article 211 du Code des impôts de la Fédération de Russie, sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

COMME AVANT
Jusqu'à récemment, la principale direction financière estimait que tout écart entre la date de fin d'un déplacement professionnel et la date de départ du lieu d'exécution de la mission entraînait la génération de revenus en nature, soumis à l'impôt sur le revenu. Dans le même temps, les explications indiquaient que si un voyage d'affaires se termine un vendredi et que les billets sont achetés pour le lundi, leur coût est alors soumis à inclusion dans le revenu imposable du salarié* 3 .

* 3 Voir lettres du ministère des Finances de la Russie du 22/09/09 n° 03-04-06-01/244, du 01/04/09 n° 03-04-06-01/74.

Cependant, on pourrait contester une telle affirmation. Les arguments dans cette affaire sont les conclusions du ministère formulées dans les mêmes lettres, mais en matière d’impôt sur le revenu.

Ils indiquent notamment que les frais de voyage aller-retour jusqu'au lieu du voyage d'affaires auraient été supportés de toute façon, quelle que soit la durée du séjour à destination.

Par ailleurs, la législation en vigueur ne prévoit pas la coïncidence obligatoire des dates sur l'attestation de déplacement et le billet comme condition de remboursement des dépenses engagées par le salarié liées à son déplacement aller-retour jusqu'à sa destination.

Si le salarié reste sur le lieu du déplacement professionnel, le temps supplémentaire passé à ce lieu ne lui est rémunéré ni en indemnité journalière ni en rémunération des frais de location du logement. De plus, son salaire moyen n'est pas conservé (cela n'exclut toutefois pas le maintien du salaire moyen sur une autre base - par exemple, dans le cadre de l'octroi de congés payés) * 4.

*4 Ce point de vue a été soutenu par le Service fédéral antimonopole du district de l'Oural dans la résolution du 19 juin 2007 n° Ф09-3838/07-С2.

Compte tenu de ce qui précède, dans le cas où un salarié reste sur le lieu de déplacement professionnel le week-end ou les jours fériés, les frais de paiement de son déplacement ne sont pas considérés comme des revenus en nature, soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Si le temps passé sur le lieu du déplacement professionnel diffère sensiblement du temps spécifié, par exemple dans la commande, l'employeur devra comptabiliser le montant des frais de déplacement payés au salarié comme son revenu en nature. La légalité de l’autre position de l’entreprise devra très probablement être prouvée devant un tribunal.