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Preparação de documentos caso o funcionário se atrase em viagem de negócios. O funcionário se atrasou em uma viagem de negócios. Quem pagará a viagem Fique no local da viagem de negócios no fim de semana

Um funcionário atrasou uma viagem de negócios por um dia devido a questões pessoais e voltou ao trabalho em seu dia de folga (em vez de sexta a sábado). É possível neste caso aceitar o custo do bilhete como despesa para efeitos de imposto sobre lucros? Se o retorno fosse em dia útil, fica claro que o afastamento teria que ser gozado por um dia útil e, portanto, seria considerado que o empregado saiu de férias de viagem de negócios. Portanto, o ingresso não pode ser aceito como despesa. Mas se o retorno cair em um final de semana e o processo de trabalho não parecer interrompido para férias. O que fazer neste caso?

Sim, você pode aceitar o custo da passagem como despesa para fins de imposto de renda. Mas somente se o atraso na saída da viagem de negócios ocorreu com autorização do gestor, o que confirma a conveniência de sair da viagem de negócios em data posterior.

Segundo o Ministério das Finanças, ao avaliar a viabilidade de custos semelhantes, deve-se partir do facto de que as despesas de viagem de uma pessoa a partir do local da viagem de negócios teriam sido incorridas em qualquer caso, independentemente do tempo passado pelo trabalhador no destino. Isso significa que o custo da passagem de volta pode ser levado em consideração na tributação do lucro, mesmo que o funcionário tenha se atrasado no local da viagem de negócios por motivo de folga. Desde que realizadas com autorização do gestor, confirmando a adequação dessas despesas.

Como levar em consideração as despesas de uma viagem de negócios no cálculo do imposto de renda e do imposto de renda pessoal se as datas indicadas no bilhete não coincidirem com as datas do pedido de viagem de negócios

Ao calcular o imposto de renda, inclua os custos de viagem como despesas.

Mas somente se a saída antecipada do funcionário em viagem de negócios (atraso na saída de viagem de negócios) ocorreu com autorização do gestor, o que confirma a conveniência de saída em viagem de negócios (de viagem de negócios) em data anterior ou posterior .*

A oportunidade pode ser confirmada, por exemplo, pelo fato de que, por falta de passagens, não foi possível sair a tempo da viagem de negócios. Ou comprar uma passagem para uma data posterior (anterior) permitiu reduzir os custos de viagem. Neste caso, a autorização correspondente do gestor deverá ser emitida por escrito (por exemplo, por despacho).

O motivo do atraso pode ser, por exemplo, o facto de imediatamente após uma viagem de negócios o colaborador sair de férias e passar as férias no local da viagem de negócios ou simplesmente passar o fim de semana. A este respeito, representantes do Ministério das Finanças da Rússia observam o seguinte. Ao avaliar a viabilidade de custos semelhantes, deve-se partir do fato de que as despesas de viagem de uma pessoa desde o local da viagem de negócios teriam sido incorridas em qualquer caso, independentemente do tempo gasto pelo funcionário no destino.

Isso significa que os custos da passagem de volta podem ser considerados na tributação do lucro, mesmo que o funcionário tenha se atrasado no local da viagem de negócios por motivo de férias ou folga (desde que tenham sido efetuados com autorização do gestor, confirmando a viabilidade dessas despesas).*

Tais conclusões decorrem das disposições do Código Tributário da Federação Russa e das cartas do Ministério das Finanças da Rússia datadas de 20 de junho de 2014 nº 03-03-RZ/29687, datadas de 26 de agosto de 2013 nº 03-03-06 /1/34813, datado de 3 de setembro de 2012. Nº 03-03-06/1/456, datado de 20 de setembro de 2011 Nº 03-03-06/1/558, Serviço Fiscal Federal da Rússia 20 de agosto de 2014 Não .SA-4-3/16564 (publicado no site oficial do Serviço Fiscal Federal da Rússia na seção “Explicações do Serviço Fiscal Federal da Rússia, obrigatórias para aplicação”).

Relativamente à retenção do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares sobre despesas de viagem, tenha em atenção o seguinte.

Como regra geral, a compensação por despesas de viagem documentadas de um funcionário até o local da viagem de negócios e de volta não está sujeita ao imposto de renda pessoal (parágrafo 10, parágrafo 3, artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa).

No entanto, se um colaborador regressar de uma viagem de negócios após a data fixada na encomenda para ser enviado em viagem de negócios, o pagamento da sua viagem em alguns casos não pode ser considerado como compensação de despesas associadas à viagem de negócios.

Assim, se o funcionário retornar de viagem de negócios muito depois da data estabelecida (inclusive se passar férias no local da viagem de negócios), retenha o imposto de renda pessoa física do custo da passagem de volta. Nesse caso, a organização paga o deslocamento do funcionário do local de descanso (férias) até o local de trabalho. Consequentemente, o pagamento das despesas de viagem não pode ser considerado como compensação por despesas associadas a uma viagem de negócios. Em tal situação, o empregado tem um benefício econômico, o que significa que o imposto de renda pessoal deve ser retido do custo da passagem de volta (subcláusula 1, cláusula 2, artigo 211 do Código Tributário da Federação Russa). Conclusões semelhantes decorrem de cartas do Ministério das Finanças da Rússia

De acordo com o art. 167 do Código do Trabalho da Federação Russa, ao enviar um funcionário em viagem de negócios, ele tem a garantia de manter seu local de trabalho (cargo) e rendimento médio, reembolso de despesas associadas à viagem de negócios, incluindo diárias, também como despesas de viagem (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa). O procedimento e o valor do reembolso das despesas relacionadas às viagens de negócios são determinados por acordo coletivo ou regulamentação local.

O artigo 166 do Código do Trabalho da Federação Russa estabelece que as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios são estabelecidas na forma determinada pelo Governo da Federação Russa. Atualmente, existe um Regulamento sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749 (doravante denominado Regulamento).

De acordo com o n.º 4 do Regulamento, a duração da viagem de negócios é determinada pelo empregador de forma independente, tendo em conta o volume, a complexidade e outras características da missão oficial. O tempo de viagem de negócios consiste no tempo real gasto no local da viagem de negócios e no tempo de viagem. O período efetivo de permanência no local de atribuição é determinado pelas marcas na data de chegada ao local de atribuição e na data de saída do mesmo, que são feitas no certificado de viagem e certificadas pela assinatura de um funcionário autorizado e o selo utilizado nas atividades económicas da organização para a qual o trabalhador está destacado para certificar tal assinatura (artigo 7.º do Regulamento). O dia de saída em viagem de negócios é a data de saída de trem, avião, ônibus ou outro veículo do local de trabalho permanente do viajante de negócios, e o dia de chegada de uma viagem de negócios é a data de chegada de tal veículo no local de trabalho permanente (cláusula 4 do Regulamento).

Não decorre destas normas que as despesas de viagem só sejam reembolsadas ao trabalhador se este regressar imediatamente ao seu local de trabalho permanente após o cumprimento da sua missão oficial. Além disso, o n.º 25 do Regulamento prevê diretamente a situação em que o trabalhador, por invalidez temporária, não possa regressar ao seu local de residência permanente por motivos de saúde. Não há nenhuma disposição no Regulamento que em tal situação a viagem de regresso não seja paga.

Acreditamos que no caso em que o trabalhador regressou ao local de trabalho após a data de término da viagem de negócios determinada pelo empregador e, consequentemente, apresentou bilhete cuja data não coincide com a data de término da viagem de negócios , a título de confirmação das despesas de deslocação ao local de trabalho permanente, o empregador tem o direito de recusar a indemnização ao trabalhador apenas se existirem motivos razoáveis ​​​​para crer que as despesas incorridas não estão relacionadas com a viagem de negócios. Se o empregador soubesse que o empregado retornaria de uma viagem de negócios depois da data originalmente especificada na ordem de envio do empregado em viagem de negócios, e não se opusesse a isso, ele é, em qualquer caso, obrigado a compensar o empregado pelo despesas de viagem de retorno. Com efeito, em tal situação, o empregador não tem motivos para afirmar que o documento de viagem não está relacionado com a viagem de negócios. As despesas de retorno do local de viagem de negócios ao local de trabalho permanente são incorridas em qualquer caso, independentemente do dia de retorno do empregado.

Conforme declarado na Parte 1 do art. 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, os subsídios diários são despesas adicionais associadas ao alojamento do trabalhador fora do seu local de residência permanente. De acordo com o n.º 11 do Regulamento, as diárias são reembolsadas ao trabalhador por cada dia de viagem de negócios, incluindo fins de semana e feriados não laborais, bem como pelos dias de viagem, incluindo escala forçada. Assim, se um trabalhador que exerceu uma missão oficial se atrasou vários dias no local da viagem de negócios por motivos pessoais, o empregador não é obrigado a compensar as despesas do trabalhador devido à sua residência fora do seu local de residência permanente, uma vez que tais despesas não estão relacionados à viagem de negócios.


Enviamos um funcionário em viagem de negócios ao exterior para se reunir com nossos parceiros. O encontro será nos dias 28 e 29 de abril. A questão é esta. O dia 30 de abril será considerado dia útil se o funcionário estiver viajando neste dia e isso for confirmado a/b e é necessária a emissão de ordem de trabalho em dia de folga? 2. Caso o funcionário tenha escrito uma nota manifestando o desejo de permanecer no local da viagem de negócios neste dia (30 de abril) e as passagens para a viagem de volta estarão disponíveis no dia 1º de maio. A legislação permite o reembolso de despesas de viagem a partir do local da viagem de negócios se as datas do documento de viagem diferirem da data final da viagem de negócios especificada no pedido, desde que seja obtido o consentimento do chefe da organização. Devemos pagar a um funcionário um dia de viagem como trabalho em um dia de folga, se o funcionário passar esse dia a seu critério no local da viagem de negócios e retornar ao local de trabalho um dia depois? Ele ainda passa seu tempo de viagem não no dia 30 de abril, mas no dia 1º de maio? E como calcular corretamente a diária se as marcas no passaporte sobre a passagem da fronteira russa são no dia 1º de maio?

A empresa pode levar em consideração os custos de pagamento de uma passagem para a viagem de um funcionário do local de viagem de negócios até o local de trabalho permanente como despesas para fins de imposto sobre lucros (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 26 de agosto de 2013 Nº 03-03-06/1/34815):

Se um trabalhador permanecer no local de viagem de negócios aos fins-de-semana ou feriados não laborais, o pagamento da empresa pela sua deslocação do local do seu tempo livre do trabalho para o local de trabalho não acarretará benefícios económicos para ele (carta do Ministério das Finanças da Rússia datado de 12 de setembro de 2013 nº 03-04-08/37693 e datado de 10 de agosto de 2012 nº 03-04-06/6-23).

Como pagar uma viagem de negócios para um funcionário em tempo integral

Por ordem do chefe da organização, um funcionário pode ser enviado especialmente em viagem de negócios para trabalhar em um fim de semana ou feriado. Um funcionário destacado tem o direito de reivindicar folga ou pagamento adicional por esses dias.

Se um funcionário tiver folga, pague pelo trabalho em viagem de negócios em um dia de folga com tarifa única. Não pague por um dia de folga.*

Se a folga não for concedida, o trabalho deverá ser remunerado:

O Código do Trabalho não proíbe um funcionário de tirar férias anuais remuneradas sem retornar ao trabalho após uma viagem de negócios.

Segundo especialistas do principal departamento financeiro, se um trabalhador permanecer no local da viagem de negócios em férias, os custos de pagamento da deslocação ao local de trabalho não são considerados justificados para efeitos fiscais: a empresa paga o regresso do trabalhador de o local de férias, e não da viagem de negócios.

Consequentemente, a empresa não pode reconhecer os custos de pagamento da viagem de um funcionário do local de férias para um local de trabalho permanente para fins de imposto sobre lucros (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 8 de novembro de 2013 nº 030306/1/47813 ).

O Código Tributário não prevê isenção do imposto de renda pessoa física para despesas de deslocamento dos funcionários ao local de férias e do local de férias ao local de residência. Assim, o valor do pagamento da deslocação do trabalhador do local de viagem de negócios para o local de férias e do local de férias para o local de trabalho é o seu benefício económico, previsto no artigo 41.º do Código Tributário. Isso significa que eles estão sujeitos ao imposto de renda pessoal (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 8 de novembro de 2013, nº 03-03-06/1/47813).

Um funcionário de uma empresa (CJSC Korobeinik) localizada em Moscou, P.R. Volkov foi enviado em viagem de negócios a São Petersburgo de 2 a 11 de junho de 2014. A partir de 16 de junho de 2014, de acordo com o calendário de férias, ele goza de férias anuais remuneradas de 14 dias corridos.
A empresa tem uma semana de trabalho de cinco dias. Quando um funcionário deve se apresentar para uma viagem de negócios?

Solução

ETC. Volkov deve retornar de uma viagem de negócios em 11 de junho. Os primeiros três dias úteis em que deve apresentar um relatório prévio de despesas de viagem e um relatório de trabalhos realizados ocorrem durante o período de férias anuais (de 16 a 29 de junho de 2014).
Em 30 de junho de 2014, o empregado deverá retornar ao trabalho após as férias. Durante o período de 30 de junho a 2 de julho de 2014, ele deverá apresentar relatório sobre a viagem de negócios - apresentar relatório prévio das despesas da viagem de negócios e relatório escrito dos trabalhos realizados.

O funcionário atrasou uma viagem de negócios nos finais de semana ou feriados

Os fins de semana, assim como os feriados não laborais, são o período durante o qual o funcionário está livre do exercício de funções laborais (artigo e Código do Trabalho da Federação Russa). O pagamento da deslocação até ao local de trabalho permanente do trabalhador é considerado rendimento? A empresa pode levar em conta despesas de viagem?

A empresa pode levar em consideração os custos de pagamento de uma passagem para a viagem de um funcionário do local de viagem de negócios até o local de trabalho permanente como despesas para fins de imposto sobre lucros (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 26 de agosto de 2013 Nº 03-03-06/1/34815):

  • - se o funcionário se atrasou no local da viagem de negócios com autorização do gestor, comprovando a celeridade das despesas incorridas pelo funcionário;
  • - a data de saída do trabalhador do local de viagem de negócios para o local de trabalho permanente coincide com a data para a qual o bilhete foi adquirido.
    • para funcionários que pagam por hora - pelo menos o dobro da hora;
    • para trabalhadores por peça - pelo menos o dobro do preço por peça;
    • empregados com salário constante - dependendo do cumprimento da cota mensal de trabalho. Se em um dia de folga o funcionário trabalhou dentro da norma mensal, ele deverá receber pelo menos uma única diária (horária). Caso trabalhasse além da norma mensal, o adicional deveria ser no mínimo o dobro da diária (horária).
    • Extraído de um artigo da revista “Salary”, nº 6, junho de 2014 Despesas de viagem das férias ao local de trabalho Pagamento de viagens das férias ao local de trabalho - rendimentos dos funcionários Exemplo 3 Quando as despesas de viagem podem ser reconhecidas?
  • - se o funcionário se atrasou no local da viagem de negócios com autorização do gestor, comprovando a celeridade das despesas incorridas pelo funcionário;
  • - a data de saída do funcionário do local de viagem de negócios para o local de trabalho permanente coincide com a data para a qual o bilhete foi adquirido.*

A empresa tem o direito de adotar disposições para processamento e reembolso de despesas de viagem. Pode estabelecer que os trabalhadores destacados, cujo último dia de viagem de negócios caia no dia anterior ao fim-de-semana ou feriado não laboral, têm o direito de apresentar ao empregador um requerimento com pedido de permanência no local da viagem de negócios por um curto período período.

O pagamento da viagem não é a renda do funcionário*

Se um trabalhador permanecer no local de viagem de negócios aos fins-de-semana ou feriados não laborais, o pagamento da empresa pela sua deslocação do local do seu tempo livre do trabalho para o local de trabalho não acarretará benefícios económicos para ele (carta do Ministério das Finanças da Rússia datado de 12 de setembro de 2013 nº 03-04-08/37693 e datado de 10 de agosto de 2012 nº 03-04-06/6-23).*

Exemplo 4

Vamos alterar as condições do exemplo 3. Funcionário do JSC "Korobeinik"
ETC. Volkov foi enviado em viagem de negócios a São Petersburgo de 2 a 11 de junho de 2014. Antes de partir em viagem de negócios, apresentou ao empregador um pedido de autorização, por motivos pessoais, para passar um “fim de semana prolongado” no local da viagem de negócios de 12 a 15 de junho de 2014. Com o consentimento do empregador, ele retornará de viagem de negócios na segunda-feira, 16 de junho de 2014.
Uma empresa pode levar em consideração os custos de pagamento das despesas de viagem de um funcionário destacado de São Petersburgo a Moscou? O pagamento da deslocação ao local de trabalho permanente é reconhecido como rendimento do trabalhador sujeito ao imposto sobre o rendimento das pessoas singulares?

Solução

O funcionário permaneceu no local da viagem de negócios durante o final de semana com autorização do gerente. Portanto, o custo de aquisição de uma passagem para viagem P.R. Volkov, do local de viagem de negócios ao local de trabalho permanente, pode ser considerado como despesa para fins de imposto sobre lucros.
O pagamento da empresa pela deslocação do trabalhador do local onde passa o tempo livre do trabalho até ao seu local de trabalho não acarreta o surgimento de benefícios económicos para o mesmo, não está sujeito a imposto Imposto de renda pessoal.

Às vezes, os empregadores precisam retirar os funcionários de uma viagem de negócios ou, inversamente, prolongar sua duração. Como fazer isso corretamente, leia o artigo.

O procedimento para envio de funcionários em viagens de negócios está estabelecido no Regulamento sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749 (doravante denominado Regulamento de Negócios Viagens) e as garantias para os trabalhadores destacados constam do Capítulo 24 do Código do Trabalho.

Viagem de negócios - uma viagem de um funcionário por ordem do empregador por um determinado período de tempo para realizar uma missão oficial fora do local de trabalho permanente (parte 1 do artigo 166 do Código do Trabalho da Federação Russa)

Nenhum desses documentos estabelece o procedimento para retirar um funcionário de uma viagem de negócios ou o procedimento para prolongar uma viagem de negócios.

Vamos lembrar quais documentos um empregador elabora ao enviar um funcionário em viagem de negócios.

Quais documentos são necessários para uma viagem de negócios?

Ao decidir enviar um funcionário em viagem de negócios, o empregador:

  • elabora uma missão oficial, que indica o objetivo da viagem de negócios (cláusula 6ª do Regulamento de Viagens de Negócios). Para fazer isso, ele pode usar o formulário nº T-10a ou um formulário desenvolvido de forma independente e aprovado pelo chefe da organização (informações do Ministério das Finanças da Rússia nº PZ-10/2012);

Uma organização tem o direito de desenvolver suas próprias formas de documentos contábeis primários

A partir de 1º de janeiro de 2013, as organizações comerciais poderão utilizar em seu trabalho formulários de documentos contábeis primários desenvolvidos por elas de forma independente (carta de Rostrud de 14 de fevereiro de 2013 nº PG/1487-6-1).

Os documentos contábeis primários devem ser aprovados pelo chefe da organização sob recomendação do funcionário responsável pela contabilidade.

Cada documento contábil primário deve conter todos os dados obrigatórios estabelecidos pela Parte 2 do Artigo 9 da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”.

Os formulários unificados nº T-10a, T-9 e T-10 foram aprovados pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datado de 5 de janeiro de 2004 nº 1

  • ordem (instrução) para enviar um funcionário em viagem de negócios no formulário nº T-9 ou em formulário desenvolvido de forma independente;
  • certificado de viagem no formulário nº T-10 ou formulário desenvolvido de forma independente, confirmando a duração da estadia do funcionário em viagem de negócios, indicando a data de chegada ao(s) ponto(s) de destino e a data de saída dele (deles) (cláusula 7ª do Regulamento sobre viagens de negócios);
  • emite ao funcionário um adiantamento em dinheiro responsável para despesas de viagem, incluindo ajudas de custo diárias.

A duração da viagem de negócios é determinada pelo empregador, tendo em conta o volume, complexidade e outras características da missão oficial (cláusula 4 do Regulamento de Viagens de Negócios).

Ao regressar de viagem de negócios, o colaborador deverá, no prazo de três dias úteis (cláusula 26 do Regulamento de Viagens de Negócios):

O formulário unificado nº AO-1 foi aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 01.08.2001 nº 55

  • apresentar ao empregador um relatório prévio no formulário nº AO-1 sobre os valores gastos em conexão com a viagem de negócios ou em formulário desenvolvido de forma independente (cláusula 4.4 do Regulamento sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro com notas e moedas do Banco da Rússia no território da Federação Russa, aprovado pelo Banco da Rússia em 12 de outubro de 2011 nº 373-P);
  • fazer um acordo final sobre o adiantamento em dinheiro para despesas de viagem emitido a ele antes de partir em viagem de negócios.

Ao relatório prévio, o colaborador deve anexar certificado de viagem, documentos relativos ao aluguer de alojamento, despesas reais de viagem e outras despesas associadas à viagem de negócios (cláusula 26 do Regulamento de Viagens de Negócios).

O relatório sobre o trabalho realizado é elaborado de acordo com o formulário unificado nº T-10a, aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 5 de janeiro de 2004 nº 1, ou de acordo com um formulário desenvolvido de forma independente pela organização

Para além do adiantamento, deverá também apresentar um relatório escrito sobre os trabalhos realizados em viagem de negócios, acordado com o responsável da sua unidade estrutural (cláusula 26 do Regulamento de Viagens de Negócios).

Documentação de mudanças na duração da viagem de negócios

Regulamentos sobre viagens de negócios. O procedimento para cancelar uma viagem de negócios ou prorrogar sua duração poderá ser estabelecido no regulamento de viagens de negócios adotado pela organização. Nele, em particular, poderá ser determinado que, se necessário, a decisão de retirar um funcionário de uma viagem de negócios (prorrogação do período inicialmente estabelecido) seja tomada pelo diretor-geral de acordo com o supervisor imediato do funcionário destacado e um representante autorizado da parte receptora. A decisão é formalizada por despacho do chefe da organização.

Neste caso, o pagamento das despesas de viagem é efectuado durante a estadia efectiva da viagem de negócios.

Se a duração de uma viagem de negócios mudar, não há necessidade de fazer alterações na missão oficial, pedido ou certificado de viagem, mas será necessário preencher documentos adicionais.

Ordem do líder. Dado que a duração da viagem de negócios está indicada no despacho de envio do colaborador em viagem de negócios, é lógico que a decisão de cancelamento da viagem de negócios ou de prorrogação do seu período também seja formalizada pelo despacho. Especialistas do Ministério das Finanças da Rússia também concordam com isso (carta de 01/04/2009 nº 03-04-06-01/74).

Em vez de uma ordem para alterar a duração de uma viagem de negócios - uma resolução

Na prática, muitas vezes acontece que o departamento de contabilidade recalcula as despesas de viagem com base em um certificado de viagem com resolução do chefe da organização, por exemplo:

- “A duração da viagem de negócios será prorrogada por quatro dias. 25 de abril de 2013 P.P. Gloucester" - em caso de prorrogação de viagem de negócios.

Uma ordem de retirada de uma viagem de negócios ou de prorrogação de sua duração ajudará a justificar as despesas adicionais incorridas e a reconhecê-las integralmente na contabilidade fiscal.

Comentário de uma viagem de negócios

Um empregador pode retirar um funcionário de uma viagem de negócios em vários casos, por exemplo:

  • em conexão com a conclusão antecipada de uma missão oficial por um funcionário;
  • se durante o deslocamento do empregado até o local da viagem de negócios não houver mais necessidade de execução de tarefa;
  • é impossível concluir uma tarefa oficial por motivos alheios ao controle do funcionário.

Mostraremos com um exemplo quais documentos são usados ​​para documentar o recall de um funcionário de uma viagem de negócios.

Exemplo 1

Funcionário da OJSC Pastoral, consultor jurídico líder I.I. Pastushkov foi enviado em viagem de negócios à Astrea LLC em Vladivostok para realizar os trabalhos preparatórios para a celebração de um contrato. De acordo com o despacho, a duração da viagem de negócios será de 10 dias úteis - de 15 a 26 de abril de 2013. Em 19 de abril, ele informou ao chefe de sua unidade estrutural que cumpriria sua missão oficial antes do previsto, em 22 de abril.

Quais documentos precisam ser preenchidos para retirar um funcionário de uma viagem de negócios?

Solução

Para retirar um funcionário de uma viagem de negócios, você precisa de um pedido correspondente do chefe da organização.

Não existe um formulário unificado para tal despacho, pelo que é elaborado sob qualquer forma com base em memorando do responsável da unidade estrutural onde trabalha o trabalhador destacado.

Tendo recebido um memorando do chefe de uma unidade estrutural sobre a retirada de um funcionário de uma viagem de negócios (um exemplo é fornecido na pág. 98), o chefe da organização colocará nele:

Sua marca “Eu não me importo. O departamento de RH preparará um pedido para retirar I.I. Pastushkova de viagem de negócios desde 23 de abril de 2013";

Assinatura.

Amostra 1. Exemplo de memorando

Depois disso, o departamento de RH preparará um pedido para retirar o funcionário da viagem de negócios.

Havendo ordem do chefe da organização, o chefe da unidade estrutural em que trabalha o trabalhador destacado deve informar o empregado sobre o cancelamento da viagem de negócios.

O funcionário estará familiarizado com o pedido mediante assinatura ao retornar de uma viagem de negócios.

E o funcionário exporá os motivos do retorno anterior no relatório do trabalho realizado por meio do formulário unificado nº T-10a ou de formulário desenvolvido de forma independente pela organização e aprovado por seu gestor.

Os formulários unificados nº T-12 e T-13 foram aprovados pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datado de 5 de janeiro de 2004 nº 1

Boletim. Caso o funcionário retorne mais cedo de viagem de negócios, um dos códigos “de trabalho” será inserido na planilha de ponto a partir do dia em que retornar ao trabalho, dependendo do seu horário de trabalho, por exemplo, o código da letra I ou o código digital 01 (duração do trabalho durante o dia).

Recálculo antecipado. Com base na ordem de cancelamento de viagem de negócios, o departamento de contabilidade recalculará o valor do adiantamento em dinheiro para despesas de viagem emitido ao funcionário antes de partir em viagem de negócios.

Amostra 2. Pedido de amostra

O funcionário pode devolver o saldo não gasto ao caixa da organização ou esse valor será retido de seu salário (parte 2 do artigo 137 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Ao pagar salários, você não pode reter mais de 20% do valor acumulado (parte 1 do artigo 138 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Prorrogação do período de viagem de negócios

Por que motivos pode ser necessária uma extensão da viagem de negócios? Uma viagem de negócios pode ser prorrogada, por exemplo, por necessidades de produção, quando:

  • a parte receptora está interessada nisso;
  • o empregador confia ao trabalhador destacado uma quantidade adicional de trabalho;
  • - o funcionário não tem tempo para realizar uma viagem de negócios, inclusive por motivos alheios à sua vontade.

A prorrogação também é possível por doença do funcionário, bem como por problemas de transporte (por exemplo, atraso de trem ou avião, falta de passagens, etc.).

Exemplo 2

Vamos usar a condição do exemplo 1, só que agora, às vésperas do término da viagem de negócios no dia 25 de abril, I.I. Pastushkov informou ao chefe de sua unidade estrutural que precisava de mais quatro dias para cumprir sua missão oficial.

Quais documentos precisam ser preenchidos para prolongar uma viagem de negócios?

Solução

Tal como acontece com o recall de uma viagem de negócios, para prolongar o período de uma viagem de negócios é necessária uma ordem do chefe da organização. É elaborado com base num memorando do responsável da unidade estrutural onde trabalha o trabalhador destacado. Para um exemplo de memorando, consulte a pág. 101.

Tendo recebido um memorando do chefe da unidade estrutural, o chefe da organização toma uma decisão e coloca:

Sua marca “Eu não me importo. O departamento de RH preparará um pedido para estender a viagem de negócios de I.I. Pastushkova de 27 a 30 de abril de 2013";

O chefe da unidade estrutural em que trabalha informará o funcionário sobre a prorrogação da viagem de negócios.

O funcionário poderá revisar o pedido ao retornar de uma viagem de negócios. No relatório do trabalho realizado por meio do formulário unificado nº T-10a ou de formulário desenvolvido de forma independente pela organização, ele indicará os motivos do atraso em viagem de negócios.

Amostra 3. Exemplo de memorando

Planilha de horário. Caso o funcionário se atrase em viagem de negócios, esses dias serão marcados na planilha de horas com o código da letra K ou o número 06 sem indicação das horas trabalhadas.

Os funcionários estão envolvidos no trabalho nos finais de semana e feriados não laborais com o seu consentimento por escrito (parte 2 do artigo 113 do Código do Trabalho da Federação Russa)

Se um funcionário em viagem de negócios trabalhou em um dia de folga para ele em seu local de trabalho principal, esse dia deve ser refletido adicionalmente na planilha de horas com o código alfabético РВ ou o código digital 03: К/РВ ou 06/ 03. É necessário indicar o número de horas trabalhadas apenas se o empregador lhe tiver dado instruções sobre a duração do trabalho em dia de folga. Tais esclarecimentos foram dados por especialistas do Ministério do Trabalho da Rússia em carta recentemente publicada nº 14-2-291, datada de 14 de fevereiro de 2013.

Pagamento ao funcionário. No regresso de viagem de negócios será feito um acerto com o colaborador, nomeadamente:

  • as diárias foram pagas integralmente (cláusulas 11, 17 e 19 do Regulamento de Viagens de Negócios);
  • as despesas documentadas com aluguel de imóveis residenciais foram reembolsadas no valor determinado pelo acordo coletivo ou pela regulamentação local (cláusulas 14 e 21 do Regulamento de Viagens de Negócios);
  • foram pagos rendimentos médios por todos os dias de trabalho de acordo com o horário estabelecido pela organização de envio, bem como pelos dias de viagem, inclusive em escala forçada (cláusula 9 do Regulamento de Viagens de Negócios).

Amostra 4. Pedido de amostra

O Ministério das Finanças da Rússia permitiu, em alguns casos, reconhecer, para efeitos fiscais, despesas relativas à viagem de um funcionário de e para uma viagem de negócios quando a data real não coincide com o seu fim planeado. De forma geral, os esclarecimentos podem ser considerados mais do que favoráveis ​​para todos os contribuintes – tanto para as organizações quanto para seus empregados. (CARTA DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS DA RF de 10 de junho de 2010 nº 03-04-06/6-111).

TUDO DEPENDE DO PRAZO
O departamento financeiro considerou a situação em que um colaborador sai em viagem de negócios antes da data de início ou se atrasa no local onde foi realizada a tarefa* 1.

* 1 Futuramente falaremos apenas sobre o caso em que o funcionário se atrasou no local da viagem de negócios, lembrando a situação inversa - chegar em viagem de negócios antes da data de início por ordem do gestor.

O Ministério das Finanças da Rússia analisou duas opções: o funcionário permanece no local da viagem de negócios apenas nos finais de semana ou feriados não úteis, ou permanece lá por um período significativo de tempo (por exemplo, durante as férias).

Lembramos que, de acordo com o artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador, em caso de envio em viagem de negócios, é obrigado a reembolsar o empregado, incluindo as despesas de viagem.

Existem duas leis fiscais associadas a esta responsabilidade:
- o empregador tem o direito de aceitar despesas de viagem para reduzir o lucro tributável com base no subparágrafo 12 do parágrafo 1 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa;
- o trabalhador, como pessoa física, está isento do imposto de renda pessoal sobre os valores de tal compensação, em virtude do parágrafo 3 do artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa.

Se um funcionário utiliza apenas fins de semana a seu critério no local da viagem de negócios, ele, segundo especialistas do departamento, não tem nenhum benefício econômico, e as despesas de viagem podem ser consideradas diretamente relacionadas à viagem de negócios.

Esta conclusão é explicada pelo facto de, de acordo com os artigos 106.º e 107.º do Código do Trabalho da Federação Russa, o trabalhador pode utilizar o tempo de descanso, que inclui fins de semana e feriados não laborais, a seu critério e está livre de realizar deveres de trabalho. Portanto, quando permanece no local de viagem de negócios apenas durante o fim de semana, ele não tem nenhum benefício econômico (artigo 41 do Código Tributário da Federação Russa), ou seja, rendimentos sujeitos ao imposto de renda pessoal.

Ou seja, se um trabalhador regressar de viagem de negócios após utilização de fins-de-semana (feriados), as despesas de deslocação até ao local da viagem de negócios são-lhe reembolsadas no âmbito das garantias previstas no Código do Trabalho* 2.

* 2 Ver também carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 05.08.08 nº 03-04-06-01/246.

Pela mesma razão, um empregador pode considerar que o pagamento de viagens de uma viagem de negócios após um fim de semana está diretamente relacionado com a viagem de negócios e, portanto, tem todos os motivos para ter essas despesas em consideração na determinação da base tributável do imposto sobre o rendimento.

Situação diferente surge se o funcionário se atrasar no local da viagem de negócios, por exemplo, para férias. De acordo com o Ministério das Finanças da Rússia, neste caso existe um benefício económico previsto no artigo 41.º do Código Tributário da Federação Russa, sob a forma de pagamento pela organização para viagens do local de folga do trabalho para o local de trabalho.

Aqui, o trabalhador já recebe rendimentos em espécie, que, por força do subparágrafo 1 do parágrafo 2 do artigo 211 do Código Tributário da Federação Russa, está sujeito ao imposto de renda pessoal.

COMO ERA ANTES
Até recentemente, o principal departamento financeiro acreditava que qualquer discrepância entre a data de término de uma viagem de negócios e a data de saída do local onde a missão foi executada conduzia à geração de rendimentos em espécie, sujeitos a imposto sobre o rendimento das pessoas singulares. Ao mesmo tempo, os esclarecimentos indicavam que se a viagem de negócios terminar na sexta-feira e os bilhetes forem adquiridos para segunda-feira, o seu custo está sujeito a inclusão no rendimento tributável do trabalhador* 3 .

* 3 Ver cartas do Ministério das Finanças da Rússia datadas de 22/09/09 nº 03-04-06-01/244, datadas de 01/04/09 nº 03-04-06-01/74.

No entanto, alguém poderia argumentar contra tal afirmação. Os argumentos neste caso são as conclusões do departamento feitas nas mesmas cartas, mas em relação ao imposto de renda.

Afirmam, em particular, que os custos de pagamento da viagem de ida e volta ao local da viagem de negócios teriam sido suportados em qualquer caso, independentemente da duração da estadia no destino.

Além disso, a legislação vigente não prevê a obrigatoriedade de coincidência de datas no certificado de viagem e na passagem como condição para reembolso das despesas incorridas pelo empregado relacionadas à sua viagem de ida e volta ao destino.

Se o trabalhador permanecer no local da viagem de negócios, o tempo adicional passado neste local não lhe é pago nem a título de ajudas de custo diárias, nem a título de pagamento de despesas de arrendamento de alojamento. Além disso, seus rendimentos médios não são retidos (isso, no entanto, não exclui a preservação dos rendimentos médios em outra base - por exemplo, em conexão com a concessão de férias remuneradas) * 4.

*4 Este ponto de vista foi apoiado pelo Serviço Federal Antimonopólio do Distrito dos Urais na resolução de 19 de junho de 2007 nº Ф09-3838/07-С2.

Com base no exposto, na situação em que o trabalhador permaneça no local da viagem de negócios durante fins de semana ou feriados, os custos com o pagamento da sua viagem não são considerados rendimentos em espécie, sujeitos ao imposto sobre o rendimento das pessoas singulares.

Se o tempo passado no local da viagem de negócios diferir significativamente do tempo especificado, por exemplo, no pedido, o empregador deverá reconhecer o valor das despesas de viagem pagas ao trabalhador como rendimento em espécie. A legalidade da outra posição da empresa provavelmente terá de ser provada em tribunal.