Totul despre tuningul mașinii

Întocmirea documentelor în cazul în care un angajat are întârziere într-o călătorie de afaceri. Angajatul a avut întârziere într-o călătorie de afaceri. Cine va plăti călătoria Rămâneți la locul călătoriei de afaceri în weekend

Un angajat a fost amânat într-o călătorie de afaceri pentru o zi din cauza unor chestiuni personale și s-a întors la serviciu în ziua liberă (în loc de vineri până sâmbătă). Este posibil în acest caz să acceptăm costul biletului ca o cheltuială în scopul impozitului pe profit? Dacă întoarcerea a fost într-o zi lucrătoare, atunci este clar că concediul ar trebui să fie luat pentru o zi lucrătoare și, în consecință, s-ar considera că angajatul a plecat în vacanță dintr-o călătorie de afaceri. Prin urmare, biletul nu poate fi acceptat drept cheltuieli. Dar dacă întoarcerea cade într-un weekend și procesul de lucru nu pare să fie întrerupt pentru vacanță. Ce să faci în acest caz?

Da, puteți accepta costul unui bilet ca o cheltuială în scopul impozitului pe venit. Dar numai dacă întârzierea părăsirii călătoriei de afaceri s-a produs cu permisiunea managerului, ceea ce confirmă oportunitatea părăsirii călătoriei de afaceri la o dată ulterioară.

Potrivit Ministerului Finanțelor, la evaluarea fezabilității unor costuri similare, trebuie să se pornească de la faptul că cheltuielile de călătorie ale unei persoane de la locul călătoriei de afaceri ar fi fost suportate în orice caz, indiferent de timpul petrecut de angajat la destinaţie. Aceasta înseamnă că costul unui bilet dus-întors poate fi luat în considerare la impozitarea profiturilor, chiar dacă angajatul a fost întârziat la locul călătoriei de afaceri din cauza unei zile libere. Cu condiția ca acestea să fi fost realizate cu permisiunea managerului, confirmând oportunitatea acestor cheltuieli.

Cum să luați în considerare cheltuielile pentru o călătorie de afaceri atunci când calculați impozitul pe venit și impozitul pe venitul personal dacă datele indicate pe bilet nu coincid cu datele din ordinul călătoriei de afaceri

Când calculați impozitul pe venit, includeți costurile de călătorie ca cheltuieli.

Dar numai dacă plecarea mai devreme a angajatului într-o călătorie de afaceri (întârzierea plecării dintr-o călătorie de afaceri) a avut loc cu permisiunea managerului, ceea ce confirmă oportunitatea plecării într-o călătorie de afaceri (dintr-o călătorie de afaceri) la o dată mai devreme sau ulterioară. .*

Oportunitatea poate fi confirmată, de exemplu, de faptul că din cauza lipsei biletelor a fost imposibil să părăsești la timp călătoria de afaceri. Sau cumpărarea unui bilet pentru o dată ulterioară (anterioră) v-a permis să reduceți costurile de călătorie. În acest caz, permisiunea corespunzătoare din partea managerului trebuie eliberată în scris (de exemplu, prin ordin).

Motivul întârzierii poate fi, de exemplu, faptul că imediat după o călătorie de afaceri angajatul pleacă în vacanță și o petrece la locul călătoriei de afaceri sau pur și simplu rămâne în weekend. În acest sens, reprezentanții Ministerului rus de Finanțe notează următoarele. Atunci când se evaluează fezabilitatea unor costuri similare, trebuie să se pornească de la faptul că cheltuielile de călătorie ale unei persoane de la locul călătoriei de afaceri ar fi fost suportate în orice caz, indiferent de timpul petrecut de angajat la destinație.

Aceasta înseamnă că costurile unui bilet dus-întors pot fi luate în considerare la impozitarea profiturilor, chiar dacă angajatul a fost întârziat la locul călătoriei de afaceri din cauza vacanței sau a unei zile libere (cu condiția ca acestea să fi fost făcute cu permisiunea managerului, confirmând fezabilitatea acestor cheltuieli).*

Astfel de concluzii rezultă din prevederile Codului Fiscal al Federației Ruse și din scrisorile Ministerului Finanțelor al Rusiei din 20 iunie 2014 nr. 03-03-RZ/29687, din 26 august 2013 nr. 03-03-06 /1/34813, din 3 septembrie 2012. Nr. 03-03-06/1/456, din 20 septembrie 2011 Nr. 03-03-06/1/558, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei 20 august 2014 Nr. SA-4-3/16564 (publicat pe site-ul oficial al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei în secțiunea „Explicații ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei, obligatorii pentru aplicare”).

În ceea ce privește reținerea impozitului pe venitul persoanelor fizice la cheltuielile de călătorie, vă rugăm să rețineți următoarele.

Ca regulă generală, compensația pentru cheltuielile de călătorie documentate ale unui angajat la locul călătoriei de afaceri și înapoi nu este supusă impozitului pe venitul personal (paragraful 10, alineatul 3, articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Cu toate acestea, în cazul în care un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri mai târziu de data stabilită în ordinul pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri, plata pentru călătoria sa în unele cazuri nu poate fi considerată compensație pentru cheltuielile asociate unei călătorii de afaceri.

Deci, dacă un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri mult mai târziu decât data stabilită (inclusiv dacă petrece o vacanță la locul călătoriei de afaceri), reține impozitul pe venitul personal din costul biletului de întoarcere. În acest caz, organizația plătește pentru călătoria angajatului de la locul de odihnă (vacanță) la locul de muncă. În consecință, plata costurilor de călătorie nu poate fi considerată compensație pentru cheltuielile asociate unei călătorii de afaceri. Într-o astfel de situație, angajatul are un beneficiu economic, ceea ce înseamnă că impozitul pe venitul personal trebuie reținut din costul biletului de întoarcere (subclauza 1, clauza 2, articolul 211 din Codul fiscal al Federației Ruse). Concluzii similare rezultă din scrisorile Ministerului rus de Finanțe

În conformitate cu art. 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, acesta are garantat să-și păstreze locul de muncă (poziția) și câștigul mediu, rambursarea cheltuielilor asociate călătoriei de afaceri, inclusiv diurnele, precum și ca cheltuieli de călătorie (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor aferente călătoriilor de afaceri sunt stabilite printr-un contract colectiv sau reglementări locale.

Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri sunt stabilite în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse. În prezent, există un Regulament privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (denumit în continuare Regulamentul).

Potrivit clauzei 4 din Regulament, durata călătoriei de afaceri este determinată de angajator în mod independent, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale. Timpul călătoriei de afaceri constă în timpul efectiv petrecut la locația călătoriei de afaceri și timpul călătoriei. Perioada efectivă de ședere la locul de repartizare este determinată de notele de la data sosirii la locul de repartizare și de data plecării de la acesta, care sunt înscrise pe certificatul de călătorie și certificate prin semnătura unui funcționar autorizat și sigiliul utilizat în activitățile economice ale organizației la care este detașat salariatul pentru a certifica o astfel de semnătură.(Clauza 7 din Regulament). Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este data plecării unui tren, avion, autobuz sau alt vehicul de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar ziua sosirii dintr-o călătorie de afaceri este data sosirii unui astfel de vehicul. un vehicul la locul de muncă permanent (clauza 4 din Regulament).

Din aceste norme nu rezultă că cheltuielile de deplasare sunt rambursate salariatului numai dacă acesta revine imediat la locul său de muncă permanent după finalizarea misiunii sale oficiale. În plus, punctul 25 din Regulamente prevede în mod direct o situație în care un salariat, din cauza unei invalidități temporare, nu se poate întoarce la locul său de reședință permanentă din motive de sănătate. Nu există nicio prevedere în Regulamente că într-o astfel de situație nu se plătește călătoria dus-întors.

Considerăm că în cazul în care un angajat s-a întors la locul său de muncă după data de încheiere a călătoriei de afaceri stabilită de angajator și, în consecință, a prezentat un bilet, a cărui dată nu coincide cu data de încheiere a călătoriei de afaceri , ca confirmare a cheltuielilor de deplasare la locul de munca permanent, angajatorul are dreptul de a refuza compensarea salariatului numai daca exista motive temeinice sa creada ca cheltuielile efectuate nu sunt legate de deplasarea de afaceri. Dacă angajatorul știa că salariatul se va întoarce dintr-o călătorie de afaceri mai târziu de data specificată inițial în ordinul de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri și nu s-a opus la aceasta, el este în orice caz obligat să-l despăgubească pe salariat pentru cheltuieli de călătorie dus-întors. Într-adevăr, într-o astfel de situație, angajatorul nu are niciun motiv să spună că documentul de călătorie nu are legătură cu călătoria de afaceri. Cheltuielile pentru întoarcerea de la locul călătoriei de afaceri la locul de muncă permanent sunt suportate în orice caz, indiferent în ce zi se întoarce angajatul.

După cum se precizează în partea 1 a art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, indemnizațiile zilnice sunt cheltuieli suplimentare asociate cu cazarea angajatului în afara locului său de reședință permanentă. În conformitate cu clauza 11 din Regulament, salariatului i se rambursează diurnele pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători nelucrătoare, precum și pentru zilele de călătorie, inclusiv în timpul unei escale forțate. În consecință, în cazul în care un angajat care a efectuat o misiune oficială a fost întârziat la locul călătoriei de afaceri din motive personale timp de mai multe zile, angajatorul nu este obligat să compenseze cheltuielile salariatului datorate reședinței sale în afara locului său de reședință permanentă, deoarece astfel de cheltuieli nu au legătură cu călătoria de afaceri.


Trimitem un angajat într-o călătorie de afaceri în străinătate pentru a se întâlni cu partenerii noștri. Întâlnirea va avea loc pe 28 și 29 aprilie. Întrebarea este aceasta. Ziua de 30 aprilie va fi considerată zi lucrătoare dacă angajatul este pe drum în această zi și acest lucru este confirmat a/b și este necesară emiterea unui ordin de muncă în zi liberă? 2. Dacă angajatul a scris o notă în care și-a exprimat dorința de a rămâne la locul călătoriei de afaceri în această zi (30 aprilie) și biletele pentru călătoria de întoarcere vor fi disponibile pe 1 mai. Legislația permite rambursarea cheltuielilor de călătorie de la locul călătoriei de afaceri dacă datele documentului de călătorie diferă de data de încheiere a călătoriei de afaceri specificată în comandă, dacă se obține acordul șefului organizației. Ar trebui să plătim un angajat pentru o zi de călătorie ca lucru într-o zi liberă, dacă angajatul își va petrece această zi la propria discreție la locul călătoriei de afaceri și se va întoarce la locul de muncă o zi mai târziu? Încă își petrece timpul de călătorie doar nu pe 30 aprilie, ci pe 1 mai? Și cum se calculează corect diurna dacă semnele din pașaport despre trecerea frontierei ruse sunt la 1 mai?

Compania poate lua în considerare costurile achitării unui bilet de călătorie pentru călătoria unui angajat de la locul călătoriei de afaceri la locul de muncă permanent ca cheltuieli pentru impozitul pe profit (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Rusiei din 26 august 2013). Nr. 03-03-06/1/34815):

În cazul în care un angajat rămâne la locul de călătorie de afaceri în weekend sau sărbători nelucrătoare, plata companiei pentru deplasarea sa de la locul în care timpul liber de la locul de muncă la locul de muncă nu va duce la beneficii economice pentru el (scrisoarea din Ministerul de Finanțe al Rusiei din 12 septembrie 2013 Nr. 03-04-08/ 37693 și din 10 august 2012 Nr. 03-04-06/6-23).

Cum să plătești o călătorie de afaceri pentru un angajat cu normă întreagă

Din ordinul șefului organizației, un angajat poate fi trimis în mod special într-o călătorie de afaceri la muncă într-un weekend sau sărbătoare. Un angajat detașat are dreptul de a solicita concediu sau plată suplimentară pentru aceste zile.

Dacă unui angajat i se acordă timp liber, plătiți pentru munca într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă la o singură rată. Nu plătiți pentru o zi liberă.*

Dacă nu se acordă concediu, munca trebuie plătită:

Codul Muncii nu interzice unui angajat să ia concediu anual plătit fără a se întoarce la serviciu dintr-o călătorie de afaceri.

Potrivit experților din departamentul financiar principal, dacă un angajat rămâne la locul călătoriei de afaceri pentru o vacanță, costurile achitării deplasării la locul de muncă nu sunt considerate justificate din punct de vedere fiscal: compania plătește pentru întoarcerea angajatului din locul de vacanta, si nu din calatoria de afaceri.

În consecință, societatea nu poate recunoaște costurile de plată a deplasării unui angajat de la locul de vacanță la locul permanent de muncă în scopuri de impozit pe profit (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Rusiei din 8 noiembrie 2013 nr. 030306/1/47813). ).

Codul fiscal nu prevede o scutire de impozitul pe venitul personal pentru cheltuielile de deplasare ale angajaților la locul de vacanță și de la locul de vacanță la locul de reședință. Prin urmare, valoarea plății pentru deplasarea unui angajat de la locul călătoriei de afaceri la locul de vacanță și de la locul de vacanță la locul de muncă este beneficiul său economic, prevăzut la articolul 41 din Codul fiscal. Aceasta înseamnă că sunt supuși impozitului pe venitul personal (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 8 noiembrie 2013 nr. 03-03-06/1/47813).

Un angajat al unei companii (CJSC Korobeinik) situată în Moscova, P.R. Volkov a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Sankt Petersburg în perioada 2 iunie - 11 iunie 2014. Din 16 iunie 2014, conform programului de vacanță, are un concediu anual plătit de 14 zile calendaristice.
Compania are o săptămână de lucru de cinci zile. Când trebuie să se prezinte un angajat pentru o călătorie de afaceri?

Soluţie

ETC. Volkov urmează să se întoarcă dintr-o călătorie de afaceri pe 11 iunie. Primele trei zile lucrătoare în care trebuie să depună un raport în avans privind cheltuielile de deplasare și un raport asupra muncii prestate se încadrează în perioada concediului anual (din 16 iunie până în 29 iunie 2014).
La 30 iunie 2014, angajatul trebuie să revină la muncă după concediu. În perioada 30 iunie - 2 iulie 2014, acesta trebuie să raporteze despre călătoria de afaceri - să depună un raport prealabil privind cheltuielile călătoriei de afaceri și un raport scris despre munca prestată.

Angajatul a fost întârziat într-o călătorie de afaceri în weekend sau de sărbători

Weekend-urile, precum sărbătorile nelucrătoare, sunt perioada în care angajatul este liber de la îndeplinirea sarcinilor de serviciu (articolul și Codul Muncii al Federației Ruse). Plata pentru deplasarea la locul de muncă permanent al angajatului este considerată venit? Poate compania să ia în considerare cheltuielile de călătorie?

Compania poate lua în considerare costurile achitării unui bilet de călătorie pentru călătoria unui angajat de la locul călătoriei de afaceri la locul de muncă permanent ca cheltuieli pentru impozitul pe profit (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Rusiei din 26 august 2013). Nr. 03-03-06/1/34815):

  • - în cazul în care salariatul a fost întârziat la locul călătoriei de afaceri cu permisiunea managerului, confirmând oportunitatea cheltuielilor efectuate de angajat;
  • - data plecării salariatului de la locul călătoriei de afaceri la locul de muncă permanent coincide cu data pentru care a fost achiziționat biletul.
    • pentru angajații care au tarif orar – cel puțin dublu față de tariful orar;
    • pentru muncitori la bucata - cel putin la dublu fata de bucata;
    • salariati cu salariu constant – in functie de indeplinirea cotei lunare de munca. Dacă într-o zi liberă un angajat a lucrat în norma lunară, trebuie să i se plătească cel puțin o singură rată zilnică (orară). Dacă a lucrat peste norma lunară, plata suplimentară ar trebui să fie cel puțin dublă față de rata zilnică (orară).
    • Dintr-un articol din Revista „Salariu”, nr. 6, iunie 2014 Cheltuieli de călătorie de la vacanță la locul de muncă Plata deplasarii de la vacanta la locul de munca - venitul angajatului Exemplul 3 Când pot fi recunoscute cheltuielile de călătorie?
  • - în cazul în care salariatul a fost întârziat la locul călătoriei de afaceri cu permisiunea managerului, confirmând oportunitatea cheltuielilor efectuate de angajat;
  • - data plecării salariatului de la locul călătoriei de afaceri la locul de muncă permanent coincide cu data pentru care a fost achiziționat biletul.*

Societatea are dreptul de a adopta prevederi pentru procesarea și rambursarea cheltuielilor de călătorie. Poate afirma că lucrătorii detașați, a căror ultima zi de călătorie de afaceri este în ziua precedentă weekend-urilor sau sărbătorilor nelucrătoare, au dreptul de a depune o cerere la angajator cu o cerere de a-i lăsa la locul călătoriei de afaceri pentru o scurtă perioadă de timp. perioadă.

Plata pentru deplasare nu este venitul unui angajat*

În cazul în care un angajat rămâne la locul de călătorie de afaceri în weekend sau sărbători nelucrătoare, plata companiei pentru deplasarea sa de la locul în care timpul liber de la locul de muncă la locul de muncă nu va duce la beneficii economice pentru el (scrisoarea din Ministerul de Finanțe al Rusiei din 12 septembrie 2013 Nr. 03-04-08/ 37693 și din 10 august 2012 Nr. 03-04-06/6-23).*

Exemplul 4

Să schimbăm condițiile exemplului 3. Angajat al SA „Korobeinik”
ETC. Volkov a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Sankt Petersburg în perioada 2 iunie - 11 iunie 2014. Înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri, a depus o cerere la angajator cu o cerere de a permite, din motive personale, să petreacă un „weekend lung” la locul călătoriei de afaceri în perioada 12 iunie - 15 iunie 2014. Cu acordul angajatorului, acesta se va întoarce luni, 16 iunie 2014, dintr-o călătorie de afaceri.
Poate o companie să ia în considerare costurile achitării costurilor de călătorie ale unui angajat detașat de la Sankt Petersburg la Moscova? Plata pentru deplasarea la locul de muncă permanentă este recunoscută ca venit al angajaților supusă impozitului pe venitul personal?

Soluţie

Angajatul a stat la locul de călătorie de afaceri în weekend cu permisiunea managerului. Prin urmare, costul achiziționării unui bilet de călătorie P.R. Volkov de la locul călătoriei de afaceri până la locul de muncă permanentă poate fi luat în considerare drept cheltuieli în scopul impozitului pe profit.
Plata companiei pentru deplasarea angajatului de la locul în care acesta își petrece timpul liber de la locul de muncă la locul său de muncă nu duce la apariția unor beneficii economice pentru acesta, nu este supus unei taxe Impozitul pe venitul personal.

Uneori, angajatorii trebuie să recheme angajații dintr-o călătorie de afaceri sau, dimpotrivă, să prelungească durata acesteia. Cum să faceți acest lucru corect, citiți articolul.

Procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri este stabilită în Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (denumit în continuare Regulamentele privind afacerile). Călătorii), precum și garanțiile pentru angajații detașați sunt cuprinse în capitolul 24 din Codul muncii.

Călătorie de afaceri - o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent (Partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Niciunul dintre aceste documente nu stabilește nici procedura de rechemare a unui angajat dintr-o călătorie de afaceri, nici procedura de prelungire a unei călătorii de afaceri.

Să ne amintim ce documente întocmește un angajator atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.

Ce documente sunt necesare pentru o călătorie de afaceri?

Atunci când decide să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul:

  • întocmește o misiune oficială, care indică scopul călătoriei de afaceri (clauza 6 din Regulamentul de călătorie de afaceri). Pentru a face acest lucru, el poate folosi formularul nr. T-10a sau un formular elaborat independent și aprobat de șeful organizației (informații ale Ministerului Finanțelor al Rusiei nr. PZ-10/2012);

O organizație are dreptul de a dezvolta propriile forme de documente contabile primare

De la 1 ianuarie 2013, organizațiile comerciale pot folosi în activitatea lor forme de documente contabile primare elaborate de acestea în mod independent (scrisoarea Rostrud din 14 februarie 2013 Nr. PG/1487-6-1).

Documentele contabile primare trebuie aprobate de șeful organizației la recomandarea funcționarului responsabil cu contabilitate.

Fiecare document contabil primar trebuie să conțină toate detaliile obligatorii stabilite de partea 2 a articolului 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Formularele unificate nr. T-10a, T-9 și T-10 au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1

  • ordona (instrucțiuni) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri în formularul nr. T-9 sau un formular dezvoltat independent;
  • certificat de călătorie în formularul nr. T-10 sau un formular elaborat independent, care confirmă durata șederii angajatului într-o călătorie de afaceri, indicând data sosirii la punctul (punctele) de destinație și data plecării din acesta (din ele) (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri);
  • eliberează angajatului un avans în numerar responsabil pentru cheltuielile de călătorie, inclusiv diurnele.

Durata călătoriei de afaceri este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale (clauza 4 din Regulamentul de călătorie de afaceri).

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie, în termen de trei zile lucrătoare (clauza 26 din Regulamentul de călătorie de afaceri):

Formularul unificat nr. AO-1 a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 nr. 55

  • depune angajatorului un raport în avans în formularul nr. AO-1 cu privire la sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri sau într-o formă elaborată independent (clauza 4.4 din Regulamentul privind procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii al Rusiei pe teritoriul Federației Ruse, aprobat de Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 Nr. 373-P);
  • face o decontare finală a avansului în numerar pentru cheltuielile de călătorie care i-a fost eliberat înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri.

La raportul prealabil, angajatul trebuie să atașeze un certificat de călătorie, documente privind închirierea spațiilor de locuit, cheltuielile efective de călătorie și alte cheltuieli asociate călătoriei de afaceri (clauza 26 din Regulamentul de călătorie în afaceri).

Raportul asupra lucrărilor efectuate este întocmit conform formularului unificat nr. T-10a, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 sau conform unui formular elaborat independent de organizație

Pe lângă plata în avans, acesta trebuie să depună și un raport scris privind munca efectuată într-o călătorie de afaceri, convenit cu șeful unității sale structurale (clauza 26 din Regulamentul de călătorie în afaceri).

Documentarea modificărilor duratei călătoriei de afaceri

Reglementări privind călătoriile de afaceri. Procedura de rechemare a unei călătorii de afaceri sau de prelungire a duratei acesteia poate fi stabilită în reglementările privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație. În ea, în special, se poate stabili că, dacă este necesar, decizia de rechemare a unui angajat dintr-o călătorie de afaceri (prelungirea perioadei stabilite inițial) este luată de directorul general de comun acord cu supervizorul imediat al angajatului detașat și un reprezentant autorizat al părții care primește. Decizia se formalizează prin ordin al conducătorului organizației.

În acest caz, plata cheltuielilor de călătorie se face pe durata șederii efective în călătoria de afaceri.

În cazul în care durata unei călătorii de afaceri se modifică, nu este nevoie să faceți modificări ale mandatului oficial, comenzii sau certificatului de călătorie, dar vor trebui completate documente suplimentare.

Ordinul liderului.Întrucât durata călătoriei de afaceri este indicată în ordinul de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri, este logic ca decizia de a retrage dintr-o călătorie de afaceri sau de a prelungi perioada acesteia să fie și ea oficializată prin comandă. Experții din Ministerul rus de Finanțe sunt și ei de acord cu acest lucru (scrisoarea din 04/01/2009 nr. 03-04-06-01/74).

În loc de un ordin de modificare a duratei unei călătorii de afaceri - o rezoluție

În practică, se întâmplă adesea ca departamentul de contabilitate să recalculeze cheltuielile de călătorie pe baza unui certificat de călătorie cu o rezoluție a șefului organizației, de exemplu aceasta:

- „Durata călătoriei de afaceri va fi prelungită cu patru zile. 25 aprilie 2013 P.P. Gloucester" - în cazul prelungirii călătoriei de afaceri.

Un ordin de rechemare dintr-o călătorie de afaceri sau de prelungire a duratei acesteia va ajuta la justificarea cheltuielilor suplimentare suportate și la recunoașterea lor integrală în contabilitatea fiscală.

Recenzie dintr-o călătorie de afaceri

Un angajator poate rechema un angajat dintr-o călătorie de afaceri în mai multe cazuri, de exemplu:

  • în legătură cu finalizarea anticipată a unei misiuni oficiale de către un angajat;
  • dacă în timpul călătoriei angajatului la locul călătoriei de afaceri nu mai este necesar să se efectueze o sarcină de muncă;
  • este imposibil să se realizeze o sarcină oficială din motive independente de voința angajatului.

Vă vom arăta cu un exemplu ce documente sunt folosite pentru a documenta retragerea unui angajat dintr-o călătorie de afaceri.

Exemplul 1

Angajat al OJSC Pastoral, consultant juridic lider I.I. Pastushkov a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Astrea LLC din Vladivostok pentru a efectua lucrări pregătitoare pentru încheierea unui contract. Potrivit ordinului, durata călătoriei de afaceri va fi de 10 zile lucrătoare - din 15 aprilie până în 26 aprilie 2013. Pe 19 aprilie, el l-a informat pe șeful unității sale structurale că își va finaliza misiunea oficială înainte de termen, pe 22 aprilie.

Ce documente trebuie completate pentru a rechema un angajat dintr-o călătorie de afaceri?

Soluţie

Pentru a rechema un angajat dintr-o călătorie de afaceri, aveți nevoie de o comandă corespunzătoare de la șeful organizației.

Nu există un formular unificat pentru o astfel de comandă, deci se întocmește sub orice formă pe baza unui memoriu de la șeful unității structurale în care lucrează lucrătorul detașat.

După ce a primit o notă de la șeful unei unități structurale despre rechemarea unui angajat dintr-o călătorie de afaceri (un eșantion este dat la p. 98), șeful organizației va pune pe el:

Semnul tău „Nu mă deranjează. Departamentul HR va pregăti un ordin de rechemare a I.I. Pastushkova dintr-o călătorie de afaceri din 23 aprilie 2013";

Semnătură.

Proba 1. Exemplu de memoriu

După aceasta, departamentul de HR va pregăti un ordin de rechemare a angajatului din călătoria de afaceri.

Dacă există un ordin de la șeful organizației, șeful unității structurale în care lucrează lucrătorul detașat trebuie să informeze salariatul despre retragerea din călătoria de afaceri.

Angajatul va fi familiarizat cu ordinul împotriva semnăturii la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.

Și angajatul va expune motivele pentru care s-a întors mai devreme în raportul privind munca efectuată folosind formularul unificat nr. T-10a sau un formular elaborat independent de organizație și aprobat de managerul acesteia.

Formularele unificate nr. T-12 și T-13 au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1

Carte de raport. Dacă un angajat se întoarce devreme dintr-o călătorie de afaceri, unul dintre codurile „de lucru” va fi trecut în foaia de pontaj din ziua în care se întoarce la serviciu, în funcție de programul său de lucru, de exemplu, litera codului I sau codul digital 01 (durata muncii în timpul zilei).

Recalculare în avans. Pe baza ordinului de rechemare dintr-o călătorie de afaceri, departamentul de contabilitate va recalcula suma avansului de numerar pentru cheltuieli de deplasare eliberat angajatului înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri.

Proba 2. Exemplu de comandă

Angajatul poate returna soldul necheltuit la casieria organizației, sau această sumă va fi reținută din salariu (Partea 2 a articolului 137 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Când plătiți salariul, nu puteți reține mai mult de 20% din suma acumulată (Partea 1 a articolului 138 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Prelungirea perioadei de călătorie de afaceri

Din ce motive poate fi necesară o prelungire a călătoriei de afaceri? O călătorie de afaceri poate fi prelungită, de exemplu, din cauza nevoilor de producție, atunci când:

  • partea care primește este interesată de aceasta;
  • angajatorul îi încredințează salariatului detașat o cantitate suplimentară de muncă;
  • - angajatul nu are timp să finalizeze o călătorie de afaceri, inclusiv din motive independente de voința sa.

O prelungire este posibilă și din cauza bolii angajatului, precum și din cauza problemelor de transport (de exemplu, un tren sau avion întârzie, lipsa biletelor etc.).

Exemplul 2

Să folosim condiția exemplului 1, abia acum, în ajunul încheierii călătoriei de afaceri pe 25 aprilie, I.I. Pastushkov l-a informat pe șeful unității sale structurale că mai are nevoie de patru zile pentru a-și îndeplini misiunea oficială.

Ce documente trebuie completate pentru a prelungi o călătorie de afaceri?

Soluţie

Ca și în cazul retragerii dintr-o călătorie de afaceri, pentru a prelungi perioada unei călătorii de afaceri, este nevoie de un ordin de la șeful organizației. Se întocmește pe baza unui memoriu de la șeful unității structurale în care lucrează salariatul detașat. Pentru un exemplu de notă, vezi p. 101.

După ce a primit o notă de la șeful unității structurale, șeful organizației ia o decizie și pune pe aceasta:

Semnul tău „Nu mă deranjează. Departamentul HR va pregăti o comandă de prelungire a călătoriei de afaceri a I.I. Pastushkova din 27 aprilie până în 30 aprilie 2013";

Șeful unității structurale în care lucrează va informa salariatul despre prelungirea călătoriei de afaceri.

Angajatul va putea revizui comanda la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. În raportul privind munca efectuată folosind formularul unificat nr. T-10a sau un formular elaborat independent de organizație, va indica motivele pentru care a întârziat într-o călătorie de afaceri.

Proba 3. Exemplu de memoriu

Foaia de pontaj.În cazul în care un angajat are întârziere într-o călătorie de afaceri, aceste zile vor fi marcate pe foaia de pontaj cu litera cod K sau cifra 06 fără a indica orele lucrate.

Angajații sunt implicați în muncă în weekend și în sărbătorile nelucrătoare cu acordul lor scris (Partea 2 a articolului 113 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Dacă un angajat într-o călătorie de afaceri a fost implicat într-o zi liberă pentru el la locul său principal de muncă, o astfel de zi trebuie să fie reflectată suplimentar în foaia de pontaj cu codul litera РВ sau codul digital 03: К/РВ sau 06/ 03. Este necesar să se indice numărul de ore lucrate numai dacă angajatorul i-a dat instrucțiuni cu privire la durata muncii într-o zi liberă. Asemenea precizări au fost date de specialiști din cadrul Ministerului Muncii rus într-o scrisoare recent publicată nr. 14-2-291 din 14 februarie 2013.

Plata catre angajat. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri se va face o decontare cu angajatul și anume:

  • diurnele au fost plătite integral (clauzele 11, 17 și 19 din Regulamentul de călătorie de afaceri);
  • cheltuielile documentate pentru închirierea spațiilor de locuit au fost rambursate în cuantumul stabilit prin contractul colectiv sau reglementările locale (clauzele 14 și 21 din Regulamentul de călătorie în afaceri);
  • câștigurile medii au fost plătite pentru toate zilele de muncă conform programului stabilit de organizația de trimitere, precum și pentru zilele de călătorie, inclusiv în timpul unei escale forțate (clauza 9 din Regulamentul de călătorie în afaceri).

Proba 4. Exemplu de comandă

Ministerul rus de Finanțe a permis, în unele cazuri, să recunoască în scopuri fiscale cheltuielile pentru călătoria unui angajat către și de la o călătorie de afaceri atunci când data reală nu coincide cu sfârșitul planificat. În general, precizările pot fi considerate mai mult decât favorabile pentru toți contribuabilii – atât pentru organizații, cât și pentru angajații acestora. (SCRISOAREA MINISTERULUI DE FINANȚE AL RF din 10 iunie 2010 Nr. 03-04-06/6-111).

TOTUL DEPINE DE TERMEN
Departamentul financiar a luat în considerare situația în care un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri mai devreme decât data de începere sau are întârziere la locul unde a fost efectuată misiunea* 1.

* 1 În viitor, vom vorbi doar despre cazul în care angajatul a fost întârziat la locul deplasării de afaceri, ținând cont de situația inversă - sosirea într-o călătorie de afaceri mai devreme decât data începerii acesteia conform ordinului managerului.

Ministerul rus de Finanțe a analizat două opțiuni: angajatul rămâne la locul călătoriei de afaceri numai în weekend sau sărbători nelucrătoare sau rămâne acolo pentru o perioadă semnificativă de timp (de exemplu, în vacanță).

Să vă reamintim că, conform articolului 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul, în cazul în care este trimis într-o călătorie de afaceri, este obligat să ramburseze salariatului, inclusiv cheltuielile de călătorie.

Există două legi fiscale asociate cu această responsabilitate:
- angajatorul are dreptul de a accepta cheltuieli de călătorie pentru a reduce profitul impozabil în baza paragrafului 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse;
- angajatul ca persoană fizică este scutit de impozitul pe venitul personal pentru sumele unei astfel de compensații în temeiul articolului 217 alineatul (3) din Codul fiscal al Federației Ruse.

În cazul în care un angajat folosește numai weekend-urile la propria discreție la locul călătoriei de afaceri, el, potrivit experților departamentului, nu are niciun beneficiu economic, iar cheltuielile de călătorie pot fi considerate legate direct de călătoria de afaceri.

Această concluzie se explică prin faptul că, în conformitate cu articolele 106 și 107 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatul poate folosi timpul de odihnă, care include weekend-uri și sărbători nelucrătoare, la propria discreție și este liber de a efectua atribuții de serviciu. Prin urmare, atunci când stă la locul călătoriei de afaceri numai în weekend, nu are niciun beneficiu economic (articolul 41 din Codul fiscal al Federației Ruse), cu alte cuvinte, venituri care sunt supuse impozitului pe venitul personal.

Adică, dacă un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri după ce a folosit weekend-urile (sărbători), cheltuielile de deplasare la locul călătoriei de afaceri îi sunt rambursate în cadrul garanțiilor prevăzute de Codul Muncii* 2.

* 2 A se vedea, de asemenea, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 05.08.08 Nr. 03-04-06-01/246.

Din același motiv, un angajator poate considera plata pentru călătoria dintr-o călătorie de afaceri după un weekend ca fiind direct legată de călătoria de afaceri și, prin urmare, are toate motivele să ia în considerare aceste cheltuieli atunci când stabilește baza de impozitare a impozitului pe venit.

O situație diferită apare dacă angajatul este întârziat la locul călătoriei de afaceri, de exemplu, pentru o vacanță. Potrivit Ministerului de Finanțe al Rusiei, în acest caz există un beneficiu economic prevăzut la articolul 41 din Codul fiscal al Federației Ruse, sub forma plății de către organizație pentru călătoria de la locul de petrecere a timpului liber de la muncă. la locul de muncă.

Aici angajatul primește deja venituri în natură, care, în temeiul paragrafului 1 al paragrafului 2 al articolului 211 din Codul fiscal al Federației Ruse, este supus impozitului pe venitul personal.

Așa cum a fost înainte
Până nu demult, departamentul financiar principal credea că orice neconcordanță între data de încheiere a unei călătorii de afaceri și data plecării din locul în care a fost efectuată cesiunea duce la generarea de venituri în natură, supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice. În același timp, explicațiile au indicat că, dacă o călătorie de afaceri se încheie vineri, iar biletele sunt achiziționate pentru luni, atunci costul acestora este supus includerii în venitul impozabil al angajatului* 3 .

* 3 A se vedea scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22/09/09 Nr. 03-04-06-01/244, din 04/01/09 Nr. 03-04-06-01/74.

Cu toate acestea, s-ar putea contrazice o astfel de afirmație. Argumentele în acest caz sunt concluziile departamentului făcute în aceleași scrisori, dar în legătură cu impozitul pe venit.

Aceștia precizează, în special, că costurile de plată pentru călătoria la locul călătoriei de afaceri și retur ar fi fost suportate în orice caz, indiferent de durata șederii la destinație.

In plus, legislatia actuala nu prevede coincidenta obligatorie a datelor pe certificatul de calatorie si bilet ca o conditie pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de salariat aferente calatoriei sale catre destinatie si retur.

În cazul în care salariatul rămâne la locul călătoriei de afaceri, timpul suplimentar petrecut în acest loc nu îi este plătit nici sub formă de diurnă, nici în termeni de plată a costului închirierii spațiilor de locuit. În plus, câștigurile sale medii nu sunt reținute (acest lucru, totuși, nu exclude păstrarea câștigurilor medii pe o altă bază - de exemplu, în legătură cu acordarea concediului plătit) * 4.

*4 Acest punct de vedere a fost susținut de Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Ural în rezoluția din 19 iunie 2007 nr. Ф09-3838/07-С2.

În baza celor de mai sus, în situația în care un salariat rămâne la locul deplasării de afaceri în weekend sau sărbători, costurile achitării călătoriei sale nu sunt considerate venituri în natură, supuse impozitului pe venitul personal.

Dacă timpul petrecut la locul călătoriei de afaceri diferă semnificativ de timpul specificat, de exemplu, în ordin, angajatorul va trebui să recunoască suma cheltuielilor de călătorie plătite salariatului ca venit în natură. Legalitatea celeilalte poziții a companiei va trebui, cel mai probabil, să fie dovedită în instanță.